Desk Sharing: Vorteile, Herausforderungen & Mehr

Was ist Desk Sharing? - Definition

Desk Sharing ist ein Ansatz, bei dem Arbeitsplätze in einem Unternehmen flexibel zugewiesen und von mehreren Mitarbeitern je nach Bedarf genutzt werden. Statt eines permanenten Schreibtisches für jeden Einzelnen, wählen die Mitarbeiter täglich ihren gewünschten Arbeitsplatz aus, sei es ein Büro oder ein Schreibtisch.

Diese flexible Arbeitsplatzgestaltung berücksichtigt Faktoren wie Urlaub, Krankheitstage und externe Arbeitstermine. Da nicht alle Mitarbeiter ständig vor Ort sind, ermöglicht dieses System trotz einer geringeren Schreibtischzahl, dass jeder einen passenden Arbeitsplatz findet.

Desk Sharing Konzept

Das Konzept des Desk Sharing basiert auf der flexiblen Arbeitsplatzzuweisung innerhalb eines Unternehmens. Anstatt jeden Mitarbeiter einem festen Platz zuzuweisen, haben sie die Freiheit, täglich den für sie passenden Arbeitsplatz auszuwählen.

Dieser dynamische Ansatz berücksichtigt verschiedene Mitarbeiterbedürfnisse und -pläne, wie Urlaub oder Krankheitstage. Die Idee dahinter ist, trotz weniger Schreibtische als Mitarbeiter sicherzustellen, dass alle einen geeigneten Platz finden, wenn sie im Büro sind.

Was spricht gegen Desk Sharing ?

Desk Sharing, das Konzept des gemeinsamen Nutzens von Arbeitsplätzen, hat viele Befürworter, doch gibt es auch gewichtige Argumente gegen diese Praxis, die Arbeitgeber berücksichtigen sollten:

• Persönlicher Raumverlust: Einer der größten Nachteile von Desk Sharing ist der Verlust des persönlichen Raums. Mitarbeiter haben keinen festen Arbeitsplatz mehr, was zu einem Gefühl der Entwurzelung führen kann. Persönliche Gegenstände, die den Arbeitsplatz heimeliger machen, müssen täglich mitgebracht oder zu Hause gelassen werden.

• Hygienebedenken: Die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen kann hygienische Bedenken hervorrufen, besonders in Zeiten von Pandemien. Die Notwendigkeit, Arbeitsplätze regelmäßig zu reinigen und zu desinfizieren, kann logistisch herausfordernd und kostenintensiv sein.

• Effizienzverluste: Die Notwendigkeit, jeden Tag einen neuen Arbeitsplatz zu finden und einzurichten, kann Zeit kosten. Dies kann besonders in kreativen oder technisch anspruchsvollen Berufen, wo spezifische Setup-Anforderungen bestehen, zu Effizienzverlusten führen.

• Datenschutz und Sicherheit: In Umgebungen, in denen sensible Informationen häufig gehandhabt werden, kann Desk Sharing das Risiko von Datenschutzverletzungen erhöhen. Der ständige Wechsel des Arbeitsplatzes erschwert die sichere Aufbewahrung von Dokumenten und Daten.

• Mitarbeiterunzufriedenheit: Nicht alle Mitarbeiter schätzen die Flexibilität von Desk Sharing. Viele bevorzugen die Konstanz eines festen Arbeitsplatzes. Unzufriedenheit kann steigen, wenn Mitarbeiter sich nicht an das System anpassen können oder wollen.

• Kommunikationsprobleme: Die ständige Veränderung der unmittelbaren Arbeitsumgebung kann auch die Kommunikation innerhalb von Teams erschweren. Feste Teams können von wechselnden Sitzordnungen negativ beeinflusst werden, was zu Missverständnissen und verminderter Teamdynamik führen kann.

Obwohl Desk Sharing moderne Arbeitsplatzstrategien widerspiegelt und in bestimmten Kontexten effizient sein kann, müssen die potenziellen Nachteile sorgfältig gegen die Vorteile abgewogen werden, um eine Entscheidung zu treffen, die alle Mitarbeiterinteressen berücksichtigt.

Welche Unternehmen nutzen Desk Sharing?

Desk Sharing ist nicht mehr nur auf junge Start-ups und agile Tech-Unternehmen beschränkt. Viele deutsche Unternehmen setzen diese Praxis täglich ein, auch große Unternehmen. Einige Top-Unternehmen wie Lufthansa, Siemens und der ADAC haben nun freie Arbeitsplätze.

• Lufthansa: Die Lufthansa teilt sich seit 2016 die Schreibtische in ihrem Frankfurter Büro, um die Arbeitsplatznutzung zu optimieren.

• Siemens: Siemens fordert seine Mitarbeiter in der Münchner Niederlassung auf, ihre Schreibtische täglich aufzustellen und zu reinigen.

• ADAC: Schließlich hat auch der ADAC in seiner Münchner Geschäftsstelle Desk Sharing eingeführt. Der Automobilclub berücksichtigt bei der Gestaltung des Büroplans die individuellen Anforderungen jedes Arbeitsplatzes.

• Deutsche Bank: Die Deutsche Bank nutzt Desk Sharing, um die Anzahl der zugewiesenen Arbeitsplätze zu reduzieren und eine flexiblere Arbeitsumgebung zu schaffen.

Desk Sharing Vor- und Nachteile

Das Desk Sharing Konzept bietet Vorteile, allerdings bringt es auch einige Herausforderungen mit sich.

Vorteile von Desk Sharing

Desk Sharing kann in bestimmten Arbeitsumgebungen einige Vorteile bieten. Hier sind einige potenzielle Vorteile von Desk Sharing:

Platz- und Kosteneffizienz
Die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen kann Unternehmen Geld und Platz sparen, da die Arbeitsplätze besser genutzt werden. Unternehmen können Geld sparen, indem sie ihre gesamte Bürofläche nutzen und nicht mehr anmieten, als sie benötigen. Dadurch werden Ressourcen frei, die anderweitig genutzt werden können.

Flexibilität und Förderung der Kreativität
Desk Sharing ist flexibel und fördert die Kreativität. Es steht im Einklang mit agilen Arbeitsmethoden und ermöglicht es den Arbeitnehmern, ihre Arbeitsräume nach Belieben zu nutzen. Die Atmosphäre hier fördert die Zusammenarbeit, den Austausch von Ideen und die Kreativität. Jeden Tag gibt es etwas Neues zu entdecken, was jedem neue Anregungen gibt.

Verbesserte Zusammenarbeit, und Informationsfluss
Beim Desk Sharing interagieren die Mitarbeiter mit mehr Kollegen, da sie regelmäßig den Arbeitsplatz wechseln. Dadurch können die verschiedenen Abteilungen besser miteinander kommunizieren. Die Mitarbeiter können Ideen austauschen und von der Arbeit der anderen lernen. Die verstärkte Interaktion trägt dazu bei, dass sich die Menschen besser verstehen und Informationen in Unternehmen leichter ausgetauscht werden können.

Mitarbeiterzufriedenheit
Die Optimierung der Büroorganisation auf der Grundlage der verschiedenen Aufgaben kann die Mitarbeiter zufriedener machen. Es ist wichtig, auf ihre unterschiedlichen Bedürfnisse einzugehen, um die Arbeitszufriedenheit zu erhöhen. Desk Sharing kann die Mitarbeiter zufriedener machen, da sie einen Arbeitsplatz nutzen können, der ihren Aufgaben und Bedürfnissen entspricht.

Employer Branding
Desk Sharing ist mit einer modernen Arbeitskultur verbunden und wird oft für das Employer Branding genutzt. Unternehmen können mit diesem Ansatz ihre Arbeit gut aussehen lassen. Es macht das Unternehmen dynamisch und flexibel und hilft beim Employer Branding. Ein guter Ruf kann einem Unternehmen dabei helfen, Top-Talente anzuziehen und als Innovationsführer angesehen zu werden.

Nachteile von Desk Sharing

Hot Desking bedeutet, dass die Mitarbeiter keinen festen Schreibtisch haben. Sie teilen sich einen Arbeitsplatz, der nach dem Prinzip "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst" für alle verfügbar ist. Jedoch hat er auch Nachteile.

Zeitaufwendig
Die Organisation der Arbeit kostet Zeit und senkt die Produktivität. Die Suche nach einem freien Arbeitsplatz, das Aufstellen des Laptops, das Anbringen von Kabeln und das Einstellen von Schreibtisch und Stuhl kann nach jeder Pause eine Weile dauern. Diese sich wiederholenden Aufgaben können die Produktivität verringern.

Stress und innere Unruhen
Der Umgang mit Veränderungen und die Suche nach einem guten Arbeitsplatz können bei den Mitarbeitern Stress verursachen. Ständige Anpassungen können Stress verursachen, und die innere Unruhe wird als Belastung empfunden. Um den durch Hot Desking verursachten Stress zu bewältigen, ist es wichtig, die Mitarbeiter in Diskussionen und Tests einzubeziehen.

Vernachlässigung introvertierter Persönlichkeiten
Manche Mitarbeiter mögen es nicht, wenn sich ihr Arbeitsumfeld ändert oder sie mit vielen verschiedenen Menschen im Unternehmen zu tun haben. Es ist wichtig, auch introvertierte Persönlichkeiten zu berücksichtigen. Erhöhtes Einfühlungsvermögen und Zusammenarbeit können sich positiv auswirken. Für introvertierte Kollegen kann dies jedoch schwierig sein. Sie könnten sich ausgegrenzt und nicht wertgeschätzt fühlen.

Verminderter Teamzusammenhalt
Die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen kann es den Teammitgliedern erschweren, gut zusammenzuarbeiten. Das liegt daran, dass sie weniger Zeit miteinander verbringen, was den Zusammenhalt im Team verringert. Allerdings werden die Menschen dadurch auch ermutigt. Es ist wichtig, ein Auge darauf zu haben, wie das Team bei der gemeinsamen Nutzung von Schreibtischen miteinander auskommt. Wenn es Probleme gibt, ist es gut, Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu beheben und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.

Folgende Aspekte von Desk Sharing am Arbeitsplatz

Bevor Unternehmen mit der gemeinsamen Nutzung von Schreibtischen beginnen, sollten alle Mitarbeiter zustimmen. Die frühzeitige Einbeziehung der Mitarbeiter ist der Schlüssel zum langfristigen Erfolg der gemeinsamen Nutzung von Schreibtischen. Darüber hinaus sind die folgenden Aspekte von entscheidender Bedeutung:

Einbeziehung digitaler Prozesse

Damit flexible Arbeitsregelungen erfolgreich sind, sollten die Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort nahtlosen Zugang zu allen erforderlichen Ressourcen haben. Dies kann durch unternehmensweite Cloud-Lösungen und Tools für die Zusammenarbeit erreicht werden. Außerdem ist die Umstellung auf einen überwiegend papierlosen Arbeitsablauf sehr zu empfehlen.

Organisatorische Überlegungen

Unternehmen mit vielen Mitarbeitern oder Büros benötigen eine gute Möglichkeit, gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche zu verwalten. Die Erstellung eines sinnvollen Plans für die Planung und Zuweisung von Arbeitsplätzen ist notwendig, damit alles reibungslos funktioniert.

Bereitstellung von Ausrüstung

Um fair zu sein und Probleme zu vermeiden, ist es wichtig, allen Mitarbeitern die gleiche Ausrüstung zur Verfügung zu stellen. Jeder Mitarbeiter sollte nach Möglichkeit über einen Laptop und ein Headset verfügen. Zur Grundausstattung eines Arbeitsplatzes gehören eine Dockingstation, ein oder zwei Bildschirme, eine Tastatur und eine Maus. Außerdem ist es von Vorteil, Stauraum für persönliche Gegenstände, wie z. B. Rollcontainer, bereitzustellen.

Ergonomie und Arbeitssicherheit

Jeder Arbeitsplatz sollte auf die körperlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter abgestimmt sein. Verstellbarkeit ist wichtig für Ergonomie und Sicherheit am Arbeitsplatz. Die Verwendung von Schreibtischen, Monitoren und Stühlen, die an die Körpergröße angepasst werden können, ist wichtig, um Haltungsprobleme zu vermeiden.

Wichtiger Hinweis: Bevor Sie Desk Sharing einführen, sollten Sie sich mit dem Betriebsrat beraten, falls ein solcher besteht.

Desk Sharing organisieren: So einfach geht's

Das Organisieren eines effizienten Desk Sharing-Konzepts kann für Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Dennoch ist es mit der richtigen Strategie und Technologie durchaus machbar.

Bedarfsermittlung: Zunächst sollte der Bedarf ermittelt werden. Wie viele Mitarbeiter nutzen das Büro gleichzeitig? Gibt es Stoßzeiten, in denen mehr Schreibtische benötigt werden?

Regelsetzung: Klare Regeln sind wichtig. Dazu gehört z.B., dass der Schreibtisch am Ende des Arbeitstages aufgeräumt hinterlassen wird oder wie Buchungen von Schreibtischen vorgenommen werden können.

Kommunikation: Die Mitarbeiter sollten über das Desk Sharing-Konzept und seine Vorteile aufgeklärt werden. Auch Feedback sollte regelmäßig eingeholt werden, um das System stetig zu verbessern.

Flexibilität: Es sollte genügend Freiraum für spontane Entscheidungen und kurzfristige Arbeitsplatzwechsel geben.

Wie kann Desk Sharing auf Dauer funktionieren?

Damit Desk Sharing langfristig erfolgreich funktioniert, ist es wichtig, klare Regeln und Praktiken aufzustellen und sicherzustellen, dass sie eingehalten werden. Die bloße Einführung des Konzepts allein reicht nicht aus, um den Erfolg zu gewährleisten. Um ein gutes Arbeitsumfeld aufrechtzuerhalten, müssen Regeln für die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen festgelegt werden. Es ist wichtig, Konflikte zu vermeiden und ein positives Umfeld zu schaffen. Hier sind einige Leitlinien, die dabei helfen können:

Richtlinie für saubere Schreibtische

Mitarbeiter sollten ihre Schreibtische am Ende des Tages ordentlich und aufgeräumt hinterlassen. Diese Praxis fördert ein professionelles und respektvolles Umfeld, an dem sich alle beteiligen können.

Verhaltensregeln während Besprechungen und Pausen

Es ist hilfreich, Regeln für das Verhalten während Besprechungen und Pausen aufzustellen und sicherzustellen, dass die Arbeitsbereiche aufgeräumt bleiben. Während längerer Besprechungen oder Mittagspausen ist es eine gute Idee, die Arbeitsplätze zu räumen, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter einen Schreibtisch zur Verfügung hat, und um alle zu ermutigen, aufeinander Rücksicht zu nehmen.

Reservierung von Arbeitsplätzen

Durch die Möglichkeit, den Arbeitsplatz für einen bestimmten Zeitraum zu reservieren, können die Mitarbeiter die gemeinsam genutzten Schreibtische effektiver nutzen. Die Mitarbeiter können Raumkonflikte vermeiden, indem sie ihre Arbeitszeiten planen und koordinieren.

Beliebte Desk Sharing-Software

Die Auswahl der besten Desk Sharing-Software hängt von den individuellen Anforderungen und Präferenzen eines Unternehmens ab. Hier sind jedoch einige führende Softwarelösungen, die häufig als die besten in der Branche angesehen werden:

Vysoft DSM: Vysoft DSM ist eine Software, die mit MS Sharepoint zusammenarbeitet. Sie ermöglicht es Mitarbeitern, Schreibtische und Räume einfach zu buchen und ihre Kollegen im Büro zu finden. Es hilft den Mitarbeitern zu sehen, welche Arbeitsplätze verfügbar oder besetzt sind, um effizienter zu arbeiten. Das Servicepaket bietet Such- und Filtermöglichkeiten sowie Auswertungen zur Nutzung und Verteilung.

OfficeSpace: OfficeSpace ist eine Plattform, die nicht nur bei der Suche nach einem Arbeitsplatz hilft, sondern auch Tools zur Raumverwaltung, Buchung, Datenanalyse und Unterstützung bietet. Diese Lösung eignet sich gut für Unternehmen mit komplexen Strukturen. Sie bietet hilfreiche Funktionen zur Vereinfachung der gemeinsamen Nutzung von Schreibtischen und Arbeitsräumen.

Robin: Robin ist eine beliebte Desk Sharing-Software, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Büroflächen effizient zu nutzen. Die Plattform bietet eine benutzerfreundliche Buchungsoberfläche, mit der Mitarbeiter Schreibtische und Räume leicht finden und reservieren können. Robin bietet auch zusätzliche Funktionen wie Besucherregistrierung, Integration von Kalendern und Tools zur Raumverwaltung. Durch die Integration von Echtzeitdaten ermöglicht Robin eine genaue Verfolgung der Schreibtischnutzung und eine effektive Ressourcenplanung.

Diese genannten Softwarelösungen sind bekannt für ihre Zuverlässigkeit, Benutzerfreundlichkeit und umfangreichen Funktionen, um die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen effizient zu gestalten.

Und was ist mit Desk Sharing Apps?

Desk Sharing-Apps können das Organisieren und Buchen von Arbeitsplätzen erleichtern. Hier einige Vorteile:

• Einfache Buchung: Mitarbeiter können schnell und unkompliziert einen Arbeitsplatz buchen, oft auch von unterwegs über ihr Smartphone.

• Übersicht: Verwalter können sehen, welche Plätze belegt oder frei sind und eventuelle Über- oder Unterbuchungen erkennen.

• Integration: Viele Apps lassen sich in bestehende Unternehmenssoftware wie Kalender oder E-Mail-Systeme integrieren.

• Analysefunktionen: Mit integrierten Analysetools können Unternehmen Nutzungsmuster erkennen und ihr Desk Sharing-Konzept entsprechend anpassen.

Die Einführung einer Desk Sharing-App kann die Effizienz des gesamten Konzepts erheblich steigern. Sie sorgt für Transparenz, einfache Handhabung und optimiert den gesamten Prozess. Es lohnt sich also, in eine solche Technologie zu investieren, wenn man das Konzept des Desk Sharings in einem Unternehmen erfolgreich umsetzen möchte.

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