Cost of Vacancy: Warum jede unbesetzte Stelle Ihrem Unternehmen Geld kostet

Was ist die Cost of Vacancy? - Definition

Die Cost of Vacancy (CoV) bezeichnet die Kosten, die einem Unternehmen durch eine vakante, also unbesetzte Stelle entstehen. Dazu zählen nicht nur entgangene Umsätze, sondern auch Produktivitätsverluste, Mehrbelastung anderer Mitarbeitender, verzögerte Projekte sowie potenzielle Image- und Reputationsschäden im Rahmen des Employer Brandings.

Kurz gesagt: Je länger eine wichtige Position unbesetzt bleibt, desto größer sind die finanziellen und organisatorischen Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg.

Typische Bestandteile der CoV:

• Bruttojahresgehalt der offenen Stelle

• Indirekte Betriebskosten (z. B. IT, Arbeitsplatz, Infrastruktur)

• Vakanzdauer in Arbeitstagen

• Entgangene Umsätze (besonders bei vertriebs- oder produktionsnahen Positionen)

• Überstunden und Effizienzverluste im Team

📌 Shiftbase-Tipp: In der heutigen Zeit des Fachkräftemangels und steigender Fluktuation gewinnt die CoV-Berechnung zunehmend an Bedeutung – vor allem im IT-Bereich und in vertriebsrelevanten Positionen.

Wie berechnet man die Cost of Vacancy?

Die Berechnung der Cost of Vacancy (COV) ist ein wichtiger Schritt, um die finanziellen Auswirkungen unbesetzter Stellen zu verstehen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Die Kosten variieren je nach Unternehmen, Branche und Art der vakanten Position. Eine gängige Formel lautet:

Cost of Vacancy = (Unternehmensumsatz pro Jahr / Anzahl der Mitarbeitenden) × Faktor × Time to Fill

Erläuterung der Formel-Komponenten:

• Umsatz pro Mitarbeitendem: Basiskennzahl zur Messung des individuellen Beitrags zum Unternehmenserfolg.

• Faktor 1–3: Annahme, wie stark sich der Wegfall einer Arbeitskraft auswirkt (je nach Rolle – Fachkraft, Führungskraft etc.).

• Time to Fill: Durchschnittliche Anzahl an Arbeitstagen, bis die Stelle wieder besetzt ist.

Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen als Arbeitgeber dabei, die Vakanzkosten realistisch zu berechnen – inklusive konkretem Beispiel.

✅ Schritt 1: Jahresgehalt der Position bestimmen
Das Bruttojahresgehalt der vakanten Stelle ist die zentrale Grundlage jeder CoV-Berechnung. Denn: Je höher das Gehalt, desto höher der finanzielle Einfluss der Vakanz.

Beispiel: Eine Vertriebsposition mit 80.000 € Jahresgehalt.

✅ Schritt 2: Betriebskosten einrechnen
Zum Gehalt kommen zusätzliche Betriebskosten – wie IT-Ausstattung, Arbeitsplatz, Verwaltung, Software-Lizenzen oder interne Services. Eine übliche Annahme sind 20 % des Gehalts.

Beispiel: 20 % von 80.000 € = 16.000 €

✅ Schritt 3: Vakanzdauer festlegen
Berechnen Sie die Dauer der Vakanz in Arbeitstagen – also ohne Wochenenden und Feiertage. Je länger eine Stelle offen bleibt, desto größer die Auswirkungen auf Produktivität und Umsatz.

Beispiel: 60 Tage Vakanz bei 220 Arbeitstagen pro Jahr.

✅ Schritt 4: Umsatzeinbußen einbeziehen
Für umsatzrelevante Stellen (z. B. im Vertrieb oder in der Produktion) sollten Sie den durchschnittlichen Umsatzbeitrag pro Mitarbeitendem berechnen und in die CoV einfließen lassen.

Optionaler Faktor bei CoV-Rechnern: Faktor 1–3 zur Gewichtung des Umsatzverlusts.

✅ Schritt 5: Produktivitätsausfälle und Überstunden berücksichtigen
Die Mehrbelastung durch Kollegen – etwa in Form von Überstunden, längerer Bearbeitungszeiten oder sinkender Qualität – kann ebenfalls in Geld beziffert werden. Auch motivationale Verluste und höhere Fluktuation wirken sich langfristig aus.

Welche Faktoren beeinflussen die Cost of Vacancy?

Folgende Faktoren beeinflussen die Vakanzkosten maßgeblich:

• Stellenwert der Position: Je höher die Verantwortung oder Spezialisierung, desto größer der Einfluss auf den Unternehmenserfolg.

• Branche: Im IT-Bereich oder Vertrieb sind CoV meist deutlich höher.

• Teamgröße und Aufgabenverteilung: Bleiben Aufgaben liegen oder müssen andere Mitarbeitende Überstunden leisten?

• Dauer der Vakanz: Eine schnelle Nachbesetzung minimiert die Auswirkungen.

• Employer Branding: Unbesetzte Stellen wirken sich negativ auf Ihr Arbeitgeberimage aus – vor allem bei wiederholten Vakanzen auf der Website.

Welche Auswirkungen hat eine lange Vakanzzeit?

Eine lange Vakanzzeit – also der Zeitraum, in dem eine Stelle unbesetzt bleibt – kann für dein Unternehmen erhebliche negative Auswirkungen haben. Im Folgenden findest du eine strukturierte Übersicht der wichtigsten Punkte, die du als Arbeitgeber kennen solltest:

1. Produktivitätsverlust

Ohne eine besetzte Stelle fehlt dem Team eine Arbeitskraft, was zu verzögerten Abläufen, geringerem Output und letztlich zu Umsatzeinbußen führen kann. Das gilt insbesondere für Schlüsselpositionen im Vertrieb, Kundenservice oder IT-Bereich.

2. Überlastung des Teams

Die Aufgaben der vakanten Stelle werden oft auf andere Mitarbeitende verteilt. Das führt zu:

• Überstunden

• steigender Arbeitsbelastung

• Frustration und potenziellen Krankheitsausfällen

❗ Das Risiko für innere Kündigung oder tatsächliche Kündigungen im Team steigt.

3. Verschlechterung des Betriebsklimas

Ein dauerhaft unterbesetztes Team leidet unter Stress und Unzufriedenheit, was sich negativ auf die Teamdynamik und die Mitarbeiterbindung auswirken kann.

4. Verpasste Umsatzchancen

Gerade in umsatzrelevanten Rollen (z. B. Vertrieb) führen Vakanzen zu direkten Umsatzverlusten, weil potenzielle Kundenanfragen nicht zeitgerecht bearbeitet oder Projekte verschoben werden.

5. Schwächeres Employer Branding

Wenn Stellen monatelang unbesetzt bleiben und auf der Karriereseite sichtbar sind, wirkt das auf Bewerber:

• unattraktiv

• chaotisch

• mangelhaft in der Personalplanung

Dies erschwert zusätzlich die Besetzung der Stelle – ein Teufelskreis.

Mit einem klaren Blick auf die Cost of Vacancy (CoV) können Arbeitgeber frühzeitig erkennen, welche Vakanzen kritische Auswirkungen haben und gezielt gegensteuern – z. B. durch effizientere Prozesse, gezielte Kommunikation und kluge Einsatzplanung.

Fazit

Die Cost of Vacancy ist eine unverzichtbare Kennzahl, um die wirtschaftlichen Auswirkungen unbesetzter Stellen zu verstehen und fundierte Entscheidungen in der Personalplanung zu treffen. Sie macht deutlich, dass offene Positionen nicht nur Kosten verursachen, sondern auch Produktivität, Umsatz und die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter beeinflussen können.

Unternehmen, die die COV konsequent analysieren, können gezielte Maßnahmen ergreifen, um die Time-to-Fill zu verkürzen und die Effizienz im Recruiting zu steigern. Investitionen in Employer Branding, digitale Tools und eine strategische Planung von Schlüsselpositionen sind dabei essenziell.

Die systematische Anwendung der COV hilft Arbeitgebern, Wettbewerbsvorteile zu sichern und langfristig den Unternehmenserfolg zu steigern. Unbesetzte Stellen sind nicht nur ein Problem, sondern auch eine Chance, interne Prozesse zu optimieren und eine nachhaltige Personalstrategie zu entwickeln.