Cost of Vacancy: So teuer sind unbesetzte Stellen!

Was ist die Cost of Vacancy?

Die Cost of Vacancy (COV) beschreibt die Kosten, die einem Unternehmen durch eine unbesetzte Stelle entstehen. Diese Kennzahl wird häufig als Indikator für den wirtschaftlichen Stellenwert einer offenen Position genutzt und zeigt auf, wie sich Vakanzen auf Produktivität, Umsatz und die gesamte Wertschöpfung auswirken können.

Jede unbesetzte Stelle bedeutet nicht nur fehlende Arbeitskraft, sondern kann auch zu Umsatzeinbußen, erhöhter Arbeitsbelastung für vorhandene Mitarbeiter und Verzögerungen in Projekten führen. Besonders in Schlüsselrollen wie im IT-Bereich, im Vertrieb oder bei Fachkräften ist der Einfluss einer Vakanz erheblich.

Die Cost of Vacancy ist damit eine entscheidende Kennzahl, um den Stellenwert einer offenen Position zu bewerten und gezielt Maßnahmen zur Reduzierung dieser Kosten zu planen. In vielen Fällen hängt die Höhe der Vakanzkosten auch vom Unternehmensumsatz und den spezifischen Anforderungen an die zu besetzende Stelle ab.

Was fließt in die Cost of Vacancy ein?

Die Cost of Vacancy setzt sich aus verschiedenen Faktoren zusammen, die direkt oder indirekt mit den Kosten einer unbesetzten Stelle verbunden sind. Zu den zentralen Aspekten gehören:

Umsatzeinbußen
Wenn eine wichtige Position, insbesondere in vertriebs- oder projektbezogenen Bereichen, unbesetzt bleibt, kann dies zu erheblichen Umsatzausfällen führen. Der fehlende Beitrag zur Wertschöpfung wirkt sich unmittelbar auf das Unternehmensergebnis aus.

Produktivitätsverluste
Eine unbesetzte Stelle bedeutet, dass bestimmte Aufgaben oder Projekte nicht in der geplanten Zeit abgeschlossen werden können. Bestehende Mitarbeiter müssen zusätzliche Aufgaben übernehmen, was zu Überstunden und einer geringeren Effizienz führen kann.

Arbeitsbelastung für Mitarbeiter
Der Ausfall einer Arbeitskraft führt oft zu einer erhöhten Belastung für das bestehende Team. Dies kann langfristig zu Motivationsverlust, Fehlern und einer höheren Fluktuation führen.

Kosten für Recruiting und Onboarding
Während die Vakanz besteht, investiert das Unternehmen Zeit und Geld in die Suche nach einem neuen Mitarbeiter. Anzeigen, Interviews, Assessment-Center oder die Nutzung eines Vacancy-Rechners tragen zu diesen Kosten bei.

Verzögerungen bei Projekten
Im IT-Bereich oder in vertriebsorientierten Positionen kann der Verlust einer Fachkraft den Zeitplan von Projekten erheblich beeinträchtigen. Das Unternehmen verliert in dieser Zeit nicht nur Geld, sondern auch Marktanteile oder Kunden.

Employer Branding
Langfristig unbesetzte Stellen können das Image des Unternehmens negativ beeinflussen. Bewerber hinterfragen möglicherweise den Stellenwert und die Attraktivität der offenen Position oder des Arbeitgebers insgesamt.

Die genaue Zusammensetzung der Cost of Vacancy variiert je nach Branche, Unternehmensgröße und der Bedeutung der vakanten Position. Eine klare Analyse dieser Faktoren ist essenziell, um gezielte Maßnahmen zur Reduzierung der Vakanzkosten einzuleiten.

Berechnung und Ermittlung der Kosten

Die Berechnung der Cost of Vacancy (COV) ist ein wichtiger Schritt, um die finanziellen Auswirkungen unbesetzter Stellen zu verstehen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Die Kosten variieren je nach Unternehmen, Branche und Art der vakanten Position. Eine gängige Formel lautet:

Cost of Vacancy = (Jahresgehalt der Position + Anteilige Betriebskosten) ÷ Arbeitstage pro Jahr × Vakanzdauer

Schritte zur Ermittlung der Vakanzkosten

1- Jahresgehalt der Position bestimmen
Das Bruttojahresgehalt des vakanten Mitarbeiters ist ein zentraler Faktor. Je höher die Vergütung, desto größer ist der Einfluss auf die Vakanzkosten.

2- Betriebskosten einrechnen
Neben dem Gehalt sollten weitere indirekte Kosten berücksichtigt werden, wie etwa Arbeitsplatzkosten, IT-Ausstattung oder interne Dienstleistungen.

3- Vakanzdauer definieren
Die Zeitspanne, in der die Stelle unbesetzt bleibt, spielt eine entscheidende Rolle. In der Regel wird die Dauer in Arbeitstagen berechnet, um realistische Werte zu erhalten.

4- Umsatzeinbußen bewerten
Für vertriebs- oder produktionsrelevante Positionen ist der entgangene Umsatz ein entscheidender Faktor. Dieser kann auf Basis des durchschnittlichen Beitrags der Position zum Unternehmensumsatz geschätzt werden.

5- Verluste durch Überstunden und Produktivitätsausfälle
Die Mehrbelastung anderer Mitarbeiter und die damit verbundenen Überstunden sollten ebenfalls in die Rechnung einfließen, da diese langfristig zu weiteren Kosten führen können.

Beispielrechnung:

Ein Unternehmen hat eine offene Vertriebsposition mit einem Jahresgehalt von 80.000 Euro, und die Stelle bleibt für 60 Arbeitstage unbesetzt:

• Jahresgehalt: 80.000 Euro
• Betriebskosten: 20 % des Gehalts = 16.000 Euro
• Arbeitstage pro Jahr: 220 Tage
• Vakanzdauer: 60 Tage

COV = (80.000 + 16.000) ÷ 220 × 60 = 26.182 Euro

Dieser Wert zeigt, wie teuer unbesetzte Stellen für ein Unternehmen sein können.

Einflussfaktoren berücksichtigen

Die tatsächlichen Kosten können durch weitere Faktoren beeinflusst werden, wie z. B. den Fachkräftemangel, regionale Gegebenheiten oder die strategische Bedeutung der vakanten Stelle. Eine detaillierte Analyse der spezifischen Situation ist daher unerlässlich, um die Auswirkungen auf das Unternehmen genau zu bewerten.

Wann kommt die COV zum Einsatz?

Die Cost of Vacancy (COV) wird in verschiedenen Situationen genutzt, um die Auswirkungen unbesetzter Stellen auf ein Unternehmen zu bewerten. Insbesondere in der strategischen Personalplanung und im Recruiting spielt die Kennzahl eine zentrale Rolle.

Typische Einsatzbereiche der Cost of Vacancy

Bewertung des Stellenwerts einer Position
Die COV wird verwendet, um den wirtschaftlichen und strategischen Wert einer offenen Stelle zu analysieren. Besonders bei Schlüsselpositionen wie im IT-Bereich, in der Produktion oder im Vertrieb ist diese Analyse entscheidend, um die Priorität bei der Besetzung festzulegen.

Optimierung des Recruiting-Prozesses
Die COV hilft dabei, die Dringlichkeit der Besetzung einer Stelle zu unterstreichen. Ein höherer Wert weist darauf hin, dass schnelle und effektive Maßnahmen im Recruiting notwendig sind, um Kosten und Umsatzeinbußen zu minimieren.

Analyse von Unternehmensprozessen
Unternehmen nutzen die COV, um zu bewerten, wie effizient ihre internen Prozesse zur Stellenbesetzung sind. Lange Time-to-Fill-Zeiten können auf Schwächen im Recruiting oder in der Planung hinweisen.

Kosten-Nutzen-Analyse von Maßnahmen
Die Kennzahl ermöglicht es, gezielte Maßnahmen zur Kostenreduktion zu planen. Dazu gehören beispielsweise Investitionen in Employer Branding, der Einsatz von automatisierten Bewerbungsprozessen oder der Aufbau eines Talentpools.

Bewältigung von Fachkräftemangel
In Zeiten des Fachkräftemangels zeigt die COV auf, wie stark sich unbesetzte Stellen auf den Unternehmenserfolg auswirken. Unternehmen können darauf aufbauend Maßnahmen zur langfristigen Bindung von Fachkräften und zur Reduzierung von Vakanzen entwickeln.

Entscheidungen bei Budgetplanungen
Die COV wird oft in Budgetgesprächen genutzt, um die Kosten unbesetzter Stellen mit den Ausgaben für Personalbeschaffung oder Onboarding-Maßnahmen zu vergleichen.

Beispiele aus der Praxis

• Vertriebspositionen: Eine offene Vertriebsstelle kann direkt zu Umsatzeinbußen führen. Die COV verdeutlicht, wie wichtig eine schnelle Besetzung ist, um den Umsatz zu sichern.

• IT-Bereich: In IT-Positionen können Verzögerungen in Projekten durch unbesetzte Stellen erhebliche finanzielle und organisatorische Konsequenzen haben.

• Produktion: In der Fertigung führt ein Mangel an Arbeitskräften oft zu Produktionsausfällen, die sich direkt auf den Unternehmensumsatz auswirken.

Die COV ist damit ein unverzichtbares Werkzeug, um den Stellenwert von offenen Positionen zu quantifizieren und fundierte Entscheidungen in der Personalplanung zu treffen.

Fazit

Die Cost of Vacancy ist eine unverzichtbare Kennzahl, um die wirtschaftlichen Auswirkungen unbesetzter Stellen zu verstehen und fundierte Entscheidungen in der Personalplanung zu treffen. Sie macht deutlich, dass offene Positionen nicht nur Kosten verursachen, sondern auch Produktivität, Umsatz und die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter beeinflussen können.

Unternehmen, die die COV konsequent analysieren, können gezielte Maßnahmen ergreifen, um die Time-to-Fill zu verkürzen und die Effizienz im Recruiting zu steigern. Investitionen in Employer Branding, digitale Tools und eine strategische Planung von Schlüsselpositionen sind dabei essenziell.

Die systematische Anwendung der COV hilft Arbeitgebern, Wettbewerbsvorteile zu sichern und langfristig den Unternehmenserfolg zu steigern. Unbesetzte Stellen sind nicht nur ein Problem, sondern auch eine Chance, interne Prozesse zu optimieren und eine nachhaltige Personalstrategie zu entwickeln.