Einführung: Elemente des Compliance-Management

Was ist Compliance Management?

Das Compliance-Management umfasst alle Prozesse, Instrumente und Maßnahmen, die Unternehmen einsetzen, um eine konsistente tägliche Arbeit zu gewährleisten. Diese Compliance-Vorgaben gelten für alle Mitarbeiter und andere relevante Interessengruppen und gehen über die Einhaltung der geltenden Gesetze hinaus. Sie umfassen auch interne Unternehmensrichtlinien, die auf die Unternehmenskultur und die strategischen Ziele abgestimmt sind.

Darüber hinaus befasst sich das Compliance-Management mit potenziellen Regelverstößen und legt fest, wie ein Unternehmen mit solchen Vorfällen umgehen sollte. Es legt einen Compliance-Rahmen fest, der unternehmensspezifische Compliance-Fragen und branchenbezogene Risiken behandelt. Der Compliance Officer überwacht die Compliance-Abteilung und legt Ziele für das Compliance-Management-System fest.

Es kann sowohl ein Compliance-Bereich definiert werden, der sich auf unternehmensspezifische Compliance-Themen konzentriert, als auch ein Compliance-Bereich, der einen branchenspezifischen Fokus hat.

Was ist ein Compliance-Management-System?

Ein Compliance-Management-System (CMS) ist ein grundlegender Rahmen, der von Organisationen implementiert wird, um sicherzustellen, dass sie gesetzliche Vorschriften und Unternehmensrichtlinien einhalten. Dieses System schafft eine Kontrollstruktur, die es Unternehmen ermöglicht, Maßnahmen zur Förderung regelkonformen Verhaltens und zur Behandlung von Verstößen zu entwickeln, um rechtliche Risiken zu minimieren und eine Kultur der Integrität und Transparenz zu fördern.

Das CMS umfasst typischerweise mehrere Komponenten:

• Richtlinien und Verfahren: Diese definieren die Standards und Erwartungen hinsichtlich des Verhaltens im Unternehmen und den Umgang mit externen Vorschriften.

• Schulungen und Weiterbildungen: Regelmäßige Schulungen helfen den Mitarbeitern, sich der Compliance-Anforderungen bewusst zu werden und entsprechend zu handeln.

• Monitoring und Reporting: Die Überwachung der Einhaltung der Richtlinien und das Berichtswesen sind essentiell, um Abweichungen schnell erkennen und adressieren zu können.

• Kommunikation: Ein offener Dialog über Compliance-Themen innerhalb der Organisation fördert das Bewusstsein und die Bedeutung der Einhaltung.

• Auditierung und Kontrolle: Regelmäßige interne und externe Audits sichern die Effektivität des Systems und identifizieren Verbesserungspotenziale.

Es ist wichtig zu betonen, dass ein CMS ständig weiterentwickelt und an veränderte Umstände angepasst werden muss. Dieser Prozess erfolgt durch den PDCA-Zyklus, ein weithin anerkanntes Modell zur Optimierung des betrieblichen Qualitätsmanagements. Der PDCA-Zyklus besteht aus den vier Schritten: PLAN, DO, CHECK, ACT. Durch die Implementierung eines CMS können Unternehmen nicht nur Sanktionen und Strafen vermeiden, sondern auch das Vertrauen von Kunden, Investoren und der Öffentlichkeit stärken.

Grundelemente eines CMS

Der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK) gibt allgemeine Leitlinien für die Gestaltung eines Compliance-Management-Systems (CMS) vor. Unternehmen können ihr eigenes CMS entwickeln, das auf ihre Bedürfnisse und rechtlichen Anforderungen zugeschnitten ist. Im Folgenden werden die wesentlichen Elemente eines Compliance-Management-Systems dargestellt:

Leitlinie (Tone from the Top):

Das Management sollte eine klare Botschaft über die Bedeutung von Compliance vermitteln. Dies kann in Form einer Compliance-Leitlinie oder Ethikrichtlinie geschehen, die die grundlegenden Werte und Erwartungen des Unternehmens in Bezug auf rechtmäßiges und ethisches Verhalten festlegt.

Risikoanalyse

Unternehmen sollten regelmäßig Compliance-Risikoanalysen durchführen, um potenzielle Risikobereiche zu identifizieren und zu bewerten. Die kontinuierliche Überwachung, Bewertung und Dokumentation von Risiken sind wesentliche Komponenten der Compliance Risk Assessment Erstellung. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, Prioritäten zu setzen und Ressourcen dort einzusetzen, wo sie am meisten benötigt werden.

Präventive Maßnahmen

Dazu gehören Schulungen und Weiterbildungen für Mitarbeiter, um sie über ihre Compliance-Pflichten zu informieren. Auch klare Prozesse und Kontrollen sollten implementiert werden, um Regelverstöße zu verhindern.

Kommunikation

Ein effektives CMS sollte einen klaren Kommunikationskanal für Compliance-Fragen und -Beschwerden bieten. Oftmals wird eine Whistleblower-Hotline oder ein anderes Meldesystem eingerichtet, um Mitarbeitern und Dritten zu ermöglichen, Bedenken anonym zu äußern.

Überwachung und Kontrolle

Regelmäßige interne Audits und Überprüfungen sind notwendig, um die Wirksamkeit des CMS sicherzustellen und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen einzuleiten.

Reaktion und Durchsetzung: Wenn Compliance-Verstöße identifiziert werden, muss das Unternehmen angemessen reagieren. Dies kann Disziplinarmaßnahmen gegen die Beteiligten, Korrekturmaßnahmen oder die Überarbeitung von Richtlinien und Prozessen umfassen.

Dokumentation und Berichterstattung

Alle Aspekte des CMS, einschließlich Schulungen, Meldungen und Reaktionen auf Verstöße, sollten dokumentiert werden. Dies stellt nicht nur sicher, dass das Unternehmen rechtlich abgesichert ist, sondern erleichtert auch die Überprüfung und Verbesserung des Systems.

Diese Elemente bieten einen Rahmen für die Entwicklung, Implementierung und Aufrechterhaltung eines wirksamen Compliance-Management-Systems. Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass jedes Unternehmen einzigartig ist und sein CMS an seine spezifischen Risiken und Anforderungen anpassen muss.

Aufgaben von Compliance-Beauftragten und -Managern

Compliance-Manager und -Beauftragte sind von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, einen fehlerfreien Betrieb, eine kontinuierliche Überwachung und eine individuelle Optimierung des Compliance-Management-Systems (CMS) eines Unternehmens sicherzustellen. Sie werden oft als verlängerter Arm der Geschäftsleitung gesehen, der mit wichtigen Compliance-Aufgaben betraut ist.

Ihre primären Pflichten umfassen eine Reihe von wesentlichen Aufgaben, darunter:

• Durchführung von Risikoanalysen in verschiedenen Bereichen wie Informationstechnologie, Rechtskonformität und produktbezogene Angelegenheiten

• Formulierung standardisierter Richtlinien und Vorschriften, um die Einheitlichkeit im gesamten Unternehmen zu gewährleisten

• Organisation und Implementierung umfassender Compliance-Management-Systeme, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind

• Entwicklung eines Verhaltenskodexes, der das ethische Verhalten und die Standards der Mitarbeiter festlegt

• Durchführung von Schulungsprogrammen für Mitarbeiter zur Förderung des Bewusstseins und des Verständnisses für Compliance-Anforderungen

• Abmilderung potenzieller Verbindlichkeiten und Schutz des Unternehmens vor Schadensersatzansprüchen durch Sicherstellung der Einhaltung der einschlägigen Gesetze und Vorschriften

• Überwachung der Compliance-Regeln und sofortige Reaktion auf Abweichungen oder Verstöße

Vorteile von CMS

Verbesserte Compliance-Prozesse: CMS fördert die Transparenz der Compliance-Verfahren und gewährleistet klare und nachvollziehbare Praktiken.

✅Proaktive Erkennung und Lösung von Verstößen: CMS identifiziert und behebt aktiv Verstöße und verhindert so, dass potenzielle Probleme eskalieren.

✅Erhöhte Mitarbeitermotivation: Die Einführung von CMS fördert das Verantwortungsbewusstsein und das Engagement der Mitarbeiter, was zu einem höheren Motivationsniveau führt.

✅Positives Unternehmensimage: Der Einsatz eines CMS zeigt das Engagement eines Unternehmens für ethische Praktiken und verschafft ihm einen guten Ruf bei den Stakeholdern.

✅Bessere Position bei Verhandlungen: Mit einem CMS haben Unternehmen eine vorteilhafte Verhandlungsposition bei Verhandlungen mit Investoren und Geschäftspartnern, da sie über einen soliden Governance-Rahmen verfügen.

✅Starke Arbeitgebermarke: Die Einführung von CMS zeigt, dass sich ein Unternehmen für faire Praktiken einsetzt, und macht es zu einem attraktiven Arbeitgeber für talentierte Fachkräfte.

Müssen alle Unternehmen diese Vorschriften einhalten?

Die Anforderung, Compliance-Regeln und -Instrumente einzuführen, variiert je nach Art des Unternehmens. Hier ist eine Aufschlüsselung.

Börsennotierte Unternehmen in Deutschland müssen sich an den Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) halten. Der DCGK unterstützt die Organisationsleitung bei der Einhaltung bestimmter Standards in Unternehmen.

International tätige Unternehmen
Diese Unternehmen müssen sich an internationale Richtlinien halten, die sich von Land zu Land unterscheiden. Es ist wichtig, auf die Marktbedingungen im Ausland zu achten. Unternehmen, die im Vereinigten Königreich tätig sind, müssen sich beispielsweise an den UK Bribery Act halten.

Familienunternehmen
Familienunternehmen können auf freiwilliger Basis den Governance-Kodex für Familienunternehmen (GKFU) übernehmen. Dieser Kodex, der 2004 eingeführt wurde und im Mai 2021 in die vierte Auflage geht, bietet freiwillige Leitlinien für eine verantwortungsvolle Unternehmensführung in Familienunternehmen.

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
KMU sind nicht verpflichtet, Compliance-Regeln umzusetzen. Sie sollten sich jedoch der wesentlichen Praktiken bewusst sein und vermeiden, Aspekte wie IT-Compliance, Cybersicherheit und mobile Sicherheit zu vernachlässigen.

Abschweifung: "Whistleblowing-Richtlinie"

Die "Whistleblowing-Richtlinie" bezieht sich auf die am 23. Oktober 2019 angenommene Richtlinie des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das EU-Recht melden. Mit dieser Richtlinie soll eine einheitliche Definition von Mindeststandards festgelegt werden, um eine bessere Durchsetzung des Unionsrechts zu ermöglichen.

Die Richtlinie verpflichtet Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern, ein Hinweisgebersystem einzurichten. Idealerweise sollte das Whistleblower-System über einen gut funktionierenden internen Meldemechanismus verfügen, über den Mitarbeiter Compliance-Verstöße umgehend und anonym melden können. Darüber hinaus müssen Finanzdienstleistungsunternehmen unabhängig von ihrer Größe ein Hinweisgebersystem als Teil des CMS einführen.

Einrichtung und Umsetzung eines CMS

1) Bestimmen Sie die für Ihre Compliance-Bemühungen relevanten Stakeholder und Kontaktpersonen. Dazu gehören externe Aufsichtsbehörden, Behörden, Geschäftspartner und interne Mitarbeiter.

2) Entwickeln und etablieren Sie umfassende Richtlinien und Prozesse, um die kontinuierliche Einhaltung der Vorschriften im Unternehmen zu gewährleisten.

3) Führen Sie regelmäßige Schulungs- und Kommunikationsmaßnahmen durch, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Compliance-Anforderungen kennen und verstehen. Wiederholen Sie diese Aktivitäten in angemessenen Abständen, um die Einhaltung der Vorschriften zu verstärken.

4) Sichern Sie sich die Zustimmung und Unterstützung des Managements, um eine Compliance-Kultur in der gesamten Organisation zu fördern. Die Führungsebene muss die Einhaltung der Vorschriften vorleben und den Mitarbeitern ein Beispiel geben.

5) Einführung regelmäßiger Überprüfungen und Kontrollmechanismen zur Bewertung und Überwachung der Wirksamkeit der Compliance. Dadurch wird sichergestellt, dass das Compliance-Management-System keine vorübergehende Maßnahme ist, sondern ein nachhaltiger Ansatz zur Aufrechterhaltung der Compliance.

6) Ergreifen Sie umgehend und konsequent Maßnahmen gegen Compliance-Verstöße. Untersuchen Sie alle gemeldeten Fälle gründlich und ziehen Sie die betreffenden Personen für ihre Handlungen zur Rechenschaft. Es ist wichtig, Schwachstellen im System zu beseitigen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um künftige Verstöße zu verhindern.

Fazit

Die Einrichtung und Umsetzung eines Compliance-Management-Systems ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensführung, der dazu beiträgt, rechtliche Risiken zu minimieren und die Integrität des Unternehmens zu sichern. Durch die Implementierung solcher Systeme können Unternehmen nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch eine starke Unternehmenskultur fördern, die auf ethischen Grundsätzen und Transparenz basiert. Dies verbessert nicht nur das Vertrauen der Stakeholder, sondern stärkt auch die Position des Unternehmens im Wettbewerbsumfeld.