Top-Tipps für effektives Business Continuity Management

Was ist Business Continuity Management?

Business Continuity Management (BCM) ist ein umfassender Prozess, der darauf abzielt, bedeutende Unternehmensrisiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Vorrangiges Ziel ist es, das Überleben und den Fortbestand des Unternehmens zu sichern, indem geeignete Präventivmaßnahmen ergriffen werden, die die Zuverlässigkeit der Geschäftsprozesse verbessern und eine schnelle und gezielte Reaktion in Krisenzeiten ermöglichen.

BCM umfasst ein geplantes und organisiertes Vorgehen, um die Widerstandsfähigkeit zeitkritischer Geschäftsprozesse innerhalb einer Organisation zu erhöhen, auf Schadensereignisse wirksam zu reagieren und die Geschäftsaktivitäten bei einem tatsächlichen Ausfall schnell wieder aufzunehmen. BCM ist eine wichtige Komponente des Risikomanagements, die Unternehmen dabei hilft, sich auf unerwartete Störungen vorzubereiten und die Kontinuität des Betriebs angesichts von Widrigkeiten aufrechtzuerhalten.

Warum Sie BCM einsetzen sollten

In der schnelllebigen Geschäftswelt von heute sind Ausfallzeiten inakzeptabel, und eine Kontinuitätsplanung ist für jedes Unternehmen überlebenswichtig geworden. Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs können durch verschiedene Faktoren verursacht werden, z. B. durch Cyberangriffe und extreme Wetterbedingungen, die immer häufiger auftreten. Daher ist ein Geschäftskontinuitätsplan zur Bewältigung potenzieller Unterbrechungen von entscheidender Bedeutung.

Eine gut geplante Business-Continuity-Strategie und die Implementierung von Business Continuity Management Systemen (BCMS) stellen sicher, dass das Unternehmen während einer Krise seinen Betrieb, wenn auch nur auf einem minimalen Niveau, aufrechterhalten kann, um so seine Widerstandsfähigkeit zu bewahren und schnell auf eine Unterbrechung reagieren zu können. Dies spart Geld, Zeit und vor allem den Ruf des Unternehmens. Ein längerer Ausfall kann zu erheblichen finanziellen und persönlichen Verlusten führen und den Ruf des Unternehmens schädigen.

Bei der Planung der Geschäftskontinuität muss das Unternehmen sich selbst bewerten, potenzielle Schwachstellen ermitteln und wichtige Informationen wie Kontaktlisten und technische Diagramme der Systeme sammeln. Diese Informationen können auch außerhalb von Katastrophensituationen hilfreich sein. Eine Organisation kann ihre Kommunikation, Technologie und Widerstandsfähigkeit verbessern, indem sie den Prozess der Betriebskontinuitätsplanung durchführt.

Darüber hinaus kann die Planung der Betriebskontinuität gesetzlich vorgeschrieben sein oder die Einhaltung von Vorschriften erfordern. In Zeiten zunehmender Regulierung ist es wichtig zu wissen, welche Vorschriften für das Unternehmen gelten, und deren Einhaltung zu gewährleisten.

Wie funktioniert ein BCM?

Business Continuity Management ist ein kritischer Managementprozess, der Unternehmen dabei hilft, sich auf mögliche Unterbrechungen ihres Betriebs vorzubereiten und darauf zu reagieren. Der PDCA-Zyklus, der für "Plan", "Do", "Check" und "Act" steht, ist ein grundlegendes Konzept des BCM.

Der PDCA-Zyklus besteht aus vier Phasen, die Unternehmen dabei helfen, potenzielle Bedrohungen zu erkennen, ihnen vorzubeugen und Aktionspläne zu entwickeln, um auf sie zu reagieren:

#1 Planen (Plan)

In dieser Phase identifiziert die Organisation potenzielle Gefahren, entwickelt Strategien zu ihrer Vermeidung und erstellt Aktionspläne, um auf sie zu reagieren. Die in dieser Phase entwickelten Aktionspläne sollten regelmäßig getestet und allen betroffenen Mitarbeitern mitgeteilt werden, um sicherzustellen, dass jeder weiß, was in einem Notfall zu tun ist.

#2 Tun (Do)

In der zweiten Phase setzt die Organisation die in Phase 1 entwickelten Aktionspläne um. In dieser Phase geht es um die Sicherstellung der Betriebskontinuität, z. B. die Wiederherstellung verlorener Daten aus einer Sicherungskopie.

#3 Prüfen (Check)

Sobald die akute Krise überwunden ist, wertet das Unternehmen den Vorfall aus und ermittelt die Ursachen der Störung. Die BCM-Verantwortlichen führen forensische Analysen durch, um eventuelle Schwachstellen im System zu ermitteln und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um ähnliche Vorfälle in Zukunft zu verhindern.

#4 Handeln (Act)

In der letzten Phase geht es darum, zum normalen Betrieb zurückzukehren und Abhilfemaßnahmen zu ergreifen, um ähnliche Vorfälle zu verhindern. Dies kann die Überarbeitung der in Phase 1 entwickelten Aktionspläne oder die Umsetzung neuer Maßnahmen zur Verbesserung der Widerstandsfähigkeit des Unternehmens gegenüber künftigen Störungen beinhalten.

Beitrag der Personalabteilung zum BSM

Die Personalabteilung kann als "Resilienz-Treiber" fungieren, indem sie eng mit anderen Abteilungen und dem Managementteam zusammenarbeitet, um den Personalbedarf für kritische Geschäftsprozesse zu ermitteln. Die Risikoanalyse muss die erforderliche Quantität und Qualität des Personals zur Aufrechterhaltung des Betriebs während einer Krise bestimmen. Notfallpläne sollten auch Modelle für die Aufrechterhaltung kritischer Prozesse mit reduziertem Personal enthalten.

Darüber hinaus müssen Führungskräfte und Spezialisten geschult und darauf vorbereitet werden, proaktiv auf Krisen zu reagieren. Dies erfordert ein gut strukturiertes und sorgfältig konzipiertes Schulungsprogramm, das die Widerstandsfähigkeit der Mitarbeiter stärkt. Da Krisen immer häufiger und mit größerer Intensität auftreten, ist es unerlässlich, maßgeschneiderte Lösungen anzubieten. Indem die Personalabteilung die persönliche Resilienz der Mitarbeiter fördert, erhöht sie nicht nur deren Loyalität zum Unternehmen, sondern stärkt auch dessen allgemeine Widerstandsfähigkeit.

Darüber hinaus sollte die Personalabteilung erwägen, funktionsübergreifende Schulungen zu fördern, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über ein breites Spektrum an Fachwissen und Fähigkeiten verfügen. So lässt sich das Risiko minimieren, in einer Krise nicht handlungsfähig zu sein, weil es an Personal mit den erforderlichen Fähigkeiten fehlt. Die Förderung der Mitarbeiterentwicklung und die Besetzung mehrerer Rollen innerhalb des Unternehmens können dazu beitragen, die Kontinuität wichtiger Geschäftsprozesse zu gewährleisten.

Wie geht Ihr Unternehmen bei der Umsetzung vor?

Ein Business Continuity Management System (BCMS) besteht aus sechs Elementen, die alle miteinander verbunden sind und bei der Umsetzung im Unternehmen berücksichtigt werden müssen:

BCM-Politik und Governance

Bei einer Business Continuity Management Policy geht es in erster Linie darum, die notwendigen Aufgaben, Funktionen und Verantwortlichkeiten der Organisation zu definieren. Eine Krisenmanagementpolitik erläutert die Governance-Struktur, die sicherstellt, dass alle Beteiligten ihre Verantwortlichkeiten verstehen.

Business Impact Analyse

Am Anfang des Prozesses steht eine umfassende Risikobewertung und BIA, bei der die Geschäftsprozesse und der IT-Betrieb auf der Grundlage ihrer Kritikalitätsfaktoren identifiziert und nach diesen Kriterien bewertet werden. Dabei wird davon ausgegangen, dass ein Geschäftsprozess vollständig ausfällt und dieser Ausfall als kritisch für die gesamte Organisation eingestuft wird. Sobald diese Prozesse als “kritisch” eingestuft sind, werden Notfallkonzepte zu ihrem Schutz angewendet.

Notfall-Konzeption

Diese Frage lässt sich in erster Linie mit der Frage beantworten: "Was sind die Voraussetzungen dafür, dass der Geschäftsprozess wieder wie gewohnt ablaufen kann?". In den fünf Phasen des "Neustarts" werden die Ressourcen festgelegt. Dazu gehören Sofortmaßnahmen, die Wiederaufnahme des Notbetriebs, die Durchführung des Notbetriebs, die Rückkehr zum Normalbetrieb und die Nachbereitung. Anschließend wird auf der Grundlage einer traditionellen Kosten-Nutzen-Analyse für jede Prozessphase ein Notfallplan entwickelt. Es ist wichtig, die Kriterien immer wieder neu zu bewerten und festzulegen, da sie sehr individuell sind.

Krisenmanagement

Wie bereits erwähnt, kann ein Unternehmen eine Krise ohne vorbeugende Maßnahmen nicht überleben. Dazu gehört die Festlegung von Rollen und Zuständigkeiten für das Management und die Überwachung von Krisen sowie die Einrichtung von Alarmkanälen während einer Krise. Entscheidend ist eine nicht-hierarchische, funktionierende Krisenkommunikation innerhalb der Organisation!

Tests und Übungen

Es ist wichtig, regelmäßige Übungen und Tests zu planen und durchzuführen, um die Wirksamkeit der individuellen und interdisziplinären Notfallpläne sowie der individuellen und interdisziplinären Maßnahmen zu überprüfen.

Kontinuierliche Verbesserung

Regelmäßige Überprüfungen ermöglichen es, das Managementsystem auf der Grundlage der Ergebnisse kontinuierlich zu verbessern.

Was sind die Vorteile von BCM?

Business Continuity Management (BCM) ist ein wertvolles Instrument, mit dem sich Unternehmen optimal gegen unvermeidliche und unvorhergesehene Bedrohungen wappnen können. BCM bietet Unternehmen, die es richtig einrichten und durchführen, mehrere Vorteile:

• bietet eine präventive Vorbereitung auf Krisen, so dass Unternehmen diese vorhersehen und bewältigen können, bevor sie auftreten. Durch die Identifizierung potenzieller Bedrohungen und die Entwicklung von Aktionsplänen stellt BCM sicher, dass Unternehmen auf Notfälle gut vorbereitet sind und die Auswirkungen von Störungen verringern.

• hilft den Unternehmen, ihre kritischen Kernprozesse und -ressourcen zu identifizieren und sie im Krisenfall zu schützen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Unternehmen ihre wesentlichen Funktionen aufrechterhalten können und der Schaden durch etwaige Unterbrechungen minimiert wird.

• sorgt für die langfristige Sicherung und Aufrechterhaltung des Wettbewerbsvorteils eines Unternehmens. Durch die Einführung von BCM können sich Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, indem sie dafür sorgen, dass sie die betriebliche Kontinuität auch unter schwierigen Bedingungen aufrechterhalten können.

• bietet einen klaren Aktionsplan für den Krisenfall, der es den Unternehmen ermöglicht, entschlossen und wirksam zu handeln. Dies trägt dazu bei, den durch eine Krise verursachten potenziellen Schaden zu verringern, und gewährleistet, dass die Ressourcen effizient genutzt werden.

• trägt dazu bei, die Kosten zu senken, die im Falle von Betriebsunterbrechungen oder -ausfällen entstehen. Durch die Definition von Backup-Szenarien und die Priorisierung von Prozessen sorgt BCM dafür, dass sich Unternehmen schnell erholen und Verluste minimieren.

• ermöglicht es Unternehmen, die gesetzlichen Anforderungen für ihre Branche zu erfüllen. Dies ist besonders wichtig bei Initiativen, bei denen Vorschriften die Implementierung von BCM vorschreiben.

Schließlich stärkt BCM die Widerstandsfähigkeit eines Unternehmens, so dass es in der Lage ist, jede Krise oder jeden Notfall zu überstehen und sich davon zu erholen. Dies trägt dazu bei, das Vertrauen von Kunden, Lieferanten und anderen Interessengruppen zu stärken und den Ruf des Unternehmens zu verbessern.

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Wie kann HR-Software beim BCM helfen?

Software für das Personalwesen (HR) hat sich als wichtiges Instrument für das betriebliches Kontinuitätsmanagement (BCM) erwiesen. Durch die Speicherung und Automatisierung des Umgangs mit personalbezogenen Daten können Unternehmen Rollen, Profile und die damit verbundenen Fähigkeiten, die für die Verwaltung kritischer Geschäftsprozesse in Notfällen erforderlich sind, besser bewerten.

Durch die Erfassung und Speicherung relevanter Fähigkeiten während des Onboardings kann die Personalabteilung in Krisenzeiten schnell die erforderlichen Fähigkeiten ermitteln und Kollegen ausfindig machen, die über diese Fähigkeiten verfügen. Diese Fähigkeit kann Unternehmen dabei helfen, schnell und effizient geeigneten Ersatz zu finden und so die mit Personalausfällen verbundenen Risiken zu minimieren.

Darüber hinaus kann die Digitalisierung und Automatisierung von HR-Prozessen eine präventive Strategie für das Krisenmanagement darstellen. Sie steigert die Effizienz der Personalverwaltung und erhöht die Produktivität der Mitarbeiter. Durch die Digitalisierung ihrer HR-Prozesse können Unternehmen ihre Verwaltungskosten senken, flexibler werden und ihre Anfälligkeit für neue Bedrohungen minimieren, was letztlich die Arbeitsmoral der Mitarbeiter verbessert.

Fazit

Abschließend lässt sich sagen, dass digitalisierte und automatisierte HR-Prozesse die BCM-Bemühungen unterstützen. Die Erfassung, Speicherung und Analyse personalbezogener Daten ermöglicht es Unternehmen, kritische Personalprobleme schnell zu erkennen und darauf zu reagieren, wodurch die Auswirkungen von Notfällen auf den Geschäftsbetrieb minimiert werden. Darüber hinaus steigert die Automatisierung von HR-Prozessen die Effizienz, senkt die Verwaltungskosten und verbessert die Produktivität der Mitarbeiter, wodurch Unternehmen widerstandsfähiger gegen Krisen werden.