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Personalverwaltungssoftware für Schichtbetriebe

Dein Team wächst. Der Verwaltungsaufwand nicht.

Die meisten Betriebe fügen bei jeder Neueinstellung ein Tool hinzu. Shiftbase hält alles an einem Ort zusammen, für neue und bestehende Mitarbeiter, direkt neben dem Dienstplan.

HRM - ZigZag 1 - DE

Digitale Personalakte Software

Link senden. Den Rest erledigen sie selbst.

Die Daten eines neuen Mitarbeiters einzuholen bedeutet meistens: Nachrichten schreiben, E-Mails nachfassen und irgendwann ein unscharfes Ausweisfoto, das du am Ende selbst abtippst. Es geht auch anders.

 

Vollständige Daten vor dem ersten Tag, über einen einzigen Link

Bankdaten und Ausweiskopien direkt im System, ohne Hin-und-Her

Dokumente an einem Ort gespeichert, immer auffindbar

Sieh sofort, was vollständig ist und was noch fehlt

Kostenlos testen
HRM - ZigZag 2 - DE

Digitale Arbeitsverträge

Von der Vorlage bis zur Unterschrift.

Wähle eine Vertragsvorlage, trage die Daten ein und sende ihn direkt aus Shiftbase. Dein neuer Mitarbeiter unterschreibt direkt auf dem Handy.

 

Verträge in Minuten versandfertig, mit fertigen Vorlagen

Digitale Unterschrift auf dem Handy, ganz ohne Drucker

Klare Übersicht, wer unterschrieben hat und wer noch nicht

Verträge verlängern oder anpassen, ohne von vorne anzufangen

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HRM - ZigZag 3 - DE

Personalverwaltung App

Die Info ist schon da.

Vor dem ersten Einsatz willst du wissen, dass jemand wirklich bereit ist: Daten eingereicht, Vertrag unterschrieben, nichts offen. Mit Shiftbase ist diese Information bereits da.

 

Jede Einstellung mit aktuellem Status, auf einer einzigen Ansicht

Behalte den Überblick über jeden Prozess vom ersten Tag an

Sieh vor Tag eins, was noch geklärt werden muss

Funktioniert genauso gut, wenn du fünf Leute gleichzeitig einarbeitest

Leave - ZigZag 4 - DE[1]

Personalverwaltung online

Alles pro Person. Direkt zur Hand.

Wenn Unterlagen auf Ordner, E-Mails und Tabellen verteilt sind, dauert jede einfache Anfrage länger als sie sollte. Shiftbase speichert alles pro Person, an einem Ort.

 

Jeder Mitarbeiter mit vollständiger Akte, immer griffbereit

Daten in Sekunden aktualisiert, immer auf dem neuesten Stand

Dokumente strukturiert abgelegt und jederzeit auffindbar

Aktuell für neue Mitarbeiter und für das bestehende Team

Kostenlos testen

Alles für dein Team, an einem Ort.

  • Daten per Link einsammeln

  • Zentrale Dokumentenablage

  • Mitarbeiter pflegen ihre eigenen Daten

  • Immer aktuell, für das gesamte Team

  • Statusübersicht pro Person

  • Fertige Vertragsvorlagen

  • Digitale Unterschrift

  • Daten in Sekunden aktualisieren

  • Vertragsverlängerungen und Anpassungen

  • Vertragsstatus auf einen Blick

  • Individuelle Mitarbeiterakte

  • Dokumente einfach ablegen und wiederfinden

So sieht Personalverwaltung nach 30 Tagen aus.

Heute

Erste Einstellung verwaltet, Vertrag noch am selben Tag unterschrieben.

  • Daten per Link eingesammelt, kein Nachfassen nötig
  • Vertrag mit Vorlage erstellt und digital verschickt
  • Du musst nicht warten
Tag 7

Du weißt genau, wo jede neue Einstellung steht.

  • Unterschrieben, ausstehend und einsatzbereit, auf einen Blick
  • Erste Einsätze stehen bereits im Dienstplan
  • Die Unterlagen des bestehenden Teams sind zum ersten Mal an einem Ort
Tag 30

Personalverwaltung, die im Hintergrund läuft.

  • Auslaufende Verträge werden sichtbar, bevor sie zum Problem werden
  • Mitarbeiterdaten bleiben aktuell, ganz ohne manuelle Kontrolle
  • Nächste Einstellung: gleicher Prozess, kein zusätzlicher Aufwand

Eine Plattform für den ganzen Betrieb.

Shiftbase verbindet die Personalverwaltung mit Dienstplanung, Zeiterfassung, Urlaub und Lohnabrechnung, damit nichts zwischen den Tools verloren geht.

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“Wir sind sehr zufrieden mit Shiftbase, weil alle unsere Mitarbeiter ihre Dienstpläne leicht einsehen und ihre Verfügbarkeit in der App angeben können! Und der Kundenservice ist hilfsbereit und antwortet schnell auf alle unsere Fragen.”

Sabrina Barten

HR-Mitarbeiterin bei Flying Tiger Copenhagen

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Häufig gestellte Fragen

Du hast noch Fragen? Wir beraten dich unverbindlich.

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Wie kann ich meine Personalverwaltung ohne HR-Abteilung effizient organisieren?

Mit einer zentralen Software für Personalwesen wie Shiftbase kannst du alle Mitarbeiterdaten, Verträge und Dokumente an einem Ort verwalten. So vermeidest du Abstimmungschaos, reduzierst manuelle Aufgaben und behältst jederzeit den Überblick – auch ohne eigenes HR-Team.

Wie stelle ich sicher, dass neue Mitarbeiter vor dem ersten Arbeitstag einsatzbereit sind?

Indem du alle relevanten Daten und Verträge vorab strukturiert erfasst und abschließt. So sind neue Mitarbeiter vollständig vorbereitet und können direkt eingeplant werden, ohne Verzögerungen oder fehlende Unterlagen.

Wie kann ich Arbeitsverträge digital und rechtssicher verwalten?

Digitale Verträge können zentral erstellt, gespeichert und unterschrieben werden. Wichtig ist, dass alle Änderungen dokumentiert sind und die Unterlagen jederzeit abrufbar bleiben, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Welche gesetzlichen Anforderungen muss ich bei der Personalverwaltung in Deutschland beachten?

Dazu gehören unter anderem die Nachweispflicht nach dem Nachweisgesetz, die DSGVO beim Umgang mit personenbezogenen Daten sowie die korrekte Dokumentation von Arbeitsverträgen und Arbeitszeiten. Eine strukturierte digitale Verwaltung hilft, diese Anforderungen einzuhalten.

Wie vermeide ich doppelte Dateneingabe zwischen HR und Lohnabrechnung?

Indem du Mitarbeiterdaten nur einmal zentral erfasst und in allen relevanten Prozessen nutzt. Mit Shiftbase vermeidest du doppelte Eingaben, reduzierst Fehlerquellen und sparst Zeit bei der Übergabe an die Lohnabrechnung.

Wie behalte ich Fristen, Qualifikationen und wichtige Dokumente im Blick?

Wenn alle Informationen zentral gespeichert sind, kannst du Fristen und Nachweise leichter verfolgen. So gehst du sicher, dass nichts übersehen wird und dein Betrieb reibungslos läuft.

Warum ist es sinnvoll, Personalverwaltung mit Dienstplanung zu verbinden?

Wenn Mitarbeiterdaten, Verträge und Einsatzplanung in einem System wie Shiftbase zusammenlaufen, hast du mehr Überblick und kannst schneller reagieren. Neue Mitarbeiter sind direkt planbar und du vermeidest Abstimmungen zwischen verschiedenen Tools.

Was bedeutet die digitale Personalakte ab Juli 2027 für mein Unternehmen?

Ab Juli 2027 werden digitale Personalakten in vielen Bereichen zum Standard und gewinnen auch rechtlich weiter an Bedeutung. Für dich bedeutet das: Mitarbeiterdaten, Verträge und Nachweise müssen strukturiert, vollständig und jederzeit abrufbar sein. Mit einer Lösung wie Shiftbase stellst du sicher, dass alle Unterlagen zentral organisiert sind und du auch bei Prüfungen schnell reagieren kannst.

Was passiert, wenn Verträge oder Mitarbeiterdaten unvollständig sind?

Fehlende oder unvollständige Daten führen oft zu Verzögerungen, Rückfragen oder Problemen bei der Einsatzplanung und Lohnabrechnung. Wenn alle Informationen strukturiert erfasst sind, stellst du sicher, dass neue Mitarbeiter ohne Hindernisse starten können.

Ist die kostenlose Testversion wirklich gratis?

Ja. Die Testphase ist kostenlos und endet automatisch – ohne Verpflichtung.

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