Absentismus: Ursachen, Folgen und Lösungen am Arbeitsplatz

Was ist Absentismus? - Definition

Absentismus bezeichnet unentschuldigte Fehlzeiten von Arbeitnehmern, die nicht auf Krankheit oder auf andere im Arbeitsvertrag festgelegte Gründe zurückzuführen sind. Dies umfasst sowohl genehmigte als auch ungenehmigte Abwesenheiten, die über ein bestimmtes Maß hinausgehen. In manchen Fällen können Arbeitnehmer aufgrund besonderer Umstände oder gesetzlicher Rechte Fehlzeiten beanspruchen.

Fehlzeiten und daraus resultierender Produktivitätsverlust werden anhand des prozentualen Anteils der Nichtarbeitsstunden – abzüglich Jahresurlaub, Feiertage und ähnlicher Auszeiten – an der Gesamtarbeitszeit ermittelt.

Laut dem Informationsdienst des Instituts der deutschen Wirtschaft waren deutsche Arbeitnehmer im Jahr 2018 durchschnittlich 17,4 Tage pro Versicherungsjahr krankgeschrieben, was 4,25 Prozent des Arbeitsjahres entspricht. Dadurch entstanden für Unternehmen Kosten in Höhe von rund 62 Milliarden Euro für gesetzliche Sozialversicherung und Lohnfortzahlungen.

Für Unternehmen und die deutsche Wirtschaft sind Fehlzeiten und der daraus resultierende Produktivitätsverlust mit erheblichen Kosten verbunden. Es ist daher essenziell, dass Personalabteilungen Strategien zur Reduzierung von Fehlzeiten entwickeln und der Prävention von Krankheitsausfällen hohe Priorität einräumen.

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Absentimus vs. Präsentismus

Absentismus und Präsentismus sind zwei Konzepte, die sich auf das Arbeitsverhalten beziehen, aber in entgegengesetzte Richtungen weisen.

Absentismus
Wie bereits erwähnt, bezieht sich Absentismus auf unentschuldigte oder nicht genehmigte Fehlzeiten von Mitarbeitern. Dies kann sowohl ungenehmigte Abwesenheiten als auch exzessive Nutzung von genehmigten Auszeiten (wie Krankenstand oder Urlaub) umfassen, die nicht durch entsprechende Gründe gerechtfertigt sind. Absentismus führt zu direkten Produktivitätsverlusten, da der Mitarbeiter nicht am Arbeitsplatz ist und seine Arbeitsaufgaben nicht erfüllt.

Präsentismus
Präsentismus hingegen beschreibt die Anwesenheit eines Mitarbeiters am Arbeitsplatz trotz Krankheit oder anderer Einschränkungen, die seine Leistungsfähigkeit beeinträchtigen. Anstatt sich auszuruhen oder eine angemessene Behandlung zu suchen, entscheiden sich Mitarbeiter aus verschiedenen Gründen dafür, zur Arbeit zu kommen, obwohl ihre Produktivität und Effizienz deutlich eingeschränkt sind. Dies kann langfristig zu einer Verschlechterung der Gesundheit des Mitarbeiters und zu einer reduzierten Gesamtleistung führen.

Beide Phänomene haben signifikante, aber unterschiedliche Auswirkungen auf Unternehmen. Während Absentismus unmittelbare Ausfälle und damit verbundene Kosten verursacht, führt Präsentismus zu einer verringerten Arbeitsqualität und kann langfristige Gesundheitsprobleme und damit verbundene Kosten nach sich ziehen. Beide erfordern daher unterschiedliche Managementstrategien und Präventionsmaßnahmen.

Arten von Absentismus in Deutschland

In Deutschland wirken sich Fehlzeiten negativ auf die Unternehmen aus. Die Kosten für krankheitsbedingte und bezahlte Absentismen beeinträchtigen die Produktivität eines Unternehmens erheblich.

Genehmigtes Fernbleiben vom Arbeitsplatz

Vom Arbeitgeber genehmigte Absentismus ist eine sehr häufige Form der Absentismus von Arbeitnehmern. In dieser Situation müssen die Arbeitnehmer ihre Unternehmen rechtzeitig informieren, wenn sie aus einem bestimmten Grund von der Arbeit abwesend sind. In dieser Kategorie ist jede Absentismus, auch genehmigte Absentismus, die nicht durch Gesetze oder Tarifverträge abgedeckt ist, wie z. B. ein Todesfall oder ein Krankenhausaufenthalt, als Abwesenheit zu betrachten.

Wir unterscheiden auch zwischen einer bezahlten genehmigten Absentismus und einer unbezahlten Absentismus, wie z. B. einem Sabbatical, da der Arbeitnehmer während seiner Abwesenheit keine betriebliche Leistung erbringt.

"Schwänzen" und unentschuldigtes Fernbleiben von der Arbeit

In diesem Fall müssen die Arbeitnehmer ihren Arbeitgeber informieren, bevor sie zu Hause bleiben. Wenn Arbeitnehmer nicht zur Arbeit erscheinen, verletzen sie ihre Pflichten, was je nach Schweregrad zu Sanktionen führen kann. In diesem Zusammenhang ist auch das unentschuldigte Fernbleiben von der Arbeit zu erwähnen.

Die Arbeitnehmer erscheinen nicht mehr zur Arbeit. Allerdings muss dem Arbeitnehmer nachgewiesen werden, dass er beabsichtigt, sein Arbeitsverhältnis zu beenden, nachdem er über einen sehr langen Zeitraum nicht zur Arbeit erschienen ist.

Ursache des Fernbleibens von der Arbeit

Die Ursachen für Absentismus lassen sich hauptsächlich auf drei Modelle zurückführen.

Persönliche Probleme

Die Personalabteilung braucht in der Regel Hilfe bei der Bewältigung dieses Problembereichs. Wenn es um zwischenmenschliche Beziehungen geht, muss man das ganze Feld betrachten. Für einen Mitarbeiter kann eine Ehekrise oder eine Scheidung ebenso belastend sein wie der Tod eines Familienmitglieds.

Aufgrund der neuen Herausforderungen, denen sich Arbeitnehmer, die während der Pandemie von zu Hause aus arbeiten, gegenübersehen, kann die Wahrscheinlichkeit steigen, dass sie der Arbeit fernbleiben.

Personalverantwortliche müssen jeden "Einzelfall" aus einer individuellen Perspektive analysieren. Generell sollte eine arbeitsrechtliche Sanktion nur in seltenen Fällen bei auffälligen Absentismen verhängt werden.

Berufliche Gründe

Laut dem Online-Magazin Organizer sind Fehlzeiten der "stille Killer der Unternehmen". In seiner Analyse hebt es vor allem die Führungskräfte hervor: Mangelnde Führung führt zu wirtschaftlichen Verlusten im Unternehmen und zu massiven negativen Auswirkungen auf die Belegschaft.

Mangelnde Führung führt dazu, dass Mitarbeiter schnell die Motivation verlieren. Die Folge ist ein Rückgang des Mitarbeiterengagements. Darüber hinaus kann die interne Kommunikation der Mitarbeiter mit den Führungskräften zu Intransparenz führen, was dazu führt, dass sich die Mitarbeiter überfordert und unterfordert fühlen und den Arbeitstag als sinnlos empfinden.

Aufgrund fehlender beruflicher Perspektiven entwickeln die Menschen eine negative Einstellung, die sie demotiviert. Die Führungskräfte und HR-Teams müssen diesen Teufelskreis zunächst erkennen und durchbrechen.

Gesundheitliche Gründe

Das Tabuthema Süchte, insbesondere Alkoholabhängigkeit, fällt in diese Kategorie. Laut einer Barmer-Studie aus dem Jahr 2019 haben deutsche Unternehmen ein großes Fehlzeitenproblem aufgrund von Alkoholproblemen. Im Durchschnitt sind Mitarbeiter mit Alkoholproblemen 59 Tage pro Jahr krankgeschrieben - dreimal so viele Tage wie Mitarbeiter ohne Sucht.

Folgen von Absentismus

Das Unternehmen und die Mitarbeiter können unter Absentismen leiden, die teuer werden können.

Das IWD schätzt, dass deutsche Unternehmen im Jahr 2019 67,5 Milliarden Euro für kranke Mitarbeiter ausgeben. Die Tendenz zeigt steil nach oben: 3,4 Milliarden Euro mehr als 2018! Neben den finanziellen Aspekten gibt es noch weitere zu beachten:

• Abnehmende Leistungsfähigkeit: Wenn ein Mitarbeiter häufig am Arbeitsplatz fehlt, leidet seine Leistung, da er Zeit für Projekte, Schulungen und Aktualisierungen verliert. Die Folge kann eine schlechte Arbeitsmoral sein.

• Geringere Produktivität: Eine geringere Leistung verringert die Produktivität der Mitarbeiter.

• Suche nach Ersatzkräften: Zeitarbeitskräfte oder Mitarbeiter aus dem Unternehmen können für Ersatzkräfte einspringen.

• Erhöhte Kosten: Die Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter kann sehr kostspielig sein.

• Verzögerung: Kunden können verärgert werden, wenn wichtige Projekte nicht zu Ende geführt werden.

Wie man Fehlzeiten aufdeckt

Arbeitnehmer, die unter Fehlzeiten leiden, sind in der Regel nicht bereit oder nicht mutig genug, der Personalabteilung oder ihren direkten Vorgesetzten ihre Probleme anzuvertrauen. Nur wenn Sie als Personalabteilung das Problem als solches erkennen, können Sie gegensteuern und die richtigen Maßnahmen ergreifen.

Die Zeiterfassungssoftware der Personalabteilung ist das perfekte Instrument, damit "Abwesende" keine Chance haben. Sie sehen alle Arbeitszeiten der Mitarbeiter auf einen Blick und können deren Abwesenheiten analysieren.

Durch die Automatisierung moderner Tools werden Vorgesetzte automatisch gewarnt, wenn Mitarbeiter länger, häufiger und über längere Zeiträume abwesend sind. Sie können zunächst die Vorgesetzten über die zunehmenden Abwesenheiten informieren und dann auf die Betroffenen zugehen und ein Gespräch führen.

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Wichtige Maßnahmen gegen Fehlzeiten

Um Fehlzeiten zu bekämpfen und zu verringern, ist es von entscheidender Bedeutung, die Ursache für die Abwesenheit von Mitarbeitern zu finden. Ungefähr 708,3 Millionen Arbeitsunfähigkeitstage wurden durch Arbeitsausfall verursacht, was 85 Milliarden Euro an wirtschaftlichen Produktionsverlusten oder 145 Milliarden Euro an entgangener Bruttowertschöpfung entspricht.

Angesichts dieser Zahlen müssen alle Unternehmen Maßnahmen gegen Fehlzeiten ergreifen, und es ist höchste Zeit, dass auch das letzte dies tut.

Es kann eine Herausforderung sein, bezahlte Absentismen von Mitarbeitern zu vermeiden, aber es gibt viele Schritte, die Sie unternehmen können, um krankheitsbedingte und unentschuldigte Abwesenheiten zu minimieren.

Sichtbare (un)genehmigte Abwesenheiten

Mit einer HR-Software können Sie die Abwesenheiten von Mitarbeitern in Echtzeit überwachen. Eine Abteilung kann die Abwesenheitshistorie zu jedem Zeitpunkt einsehen und bei Bedarf einen Trend oder ein abweichendes Verhaltensmodell beobachten, indem sie die Abwesenheit zu jeder Zeit verfolgt.

Ein Vorteil dieser Software ist, dass Sie die Informationen mit Ihren Mitarbeitern teilen können, damit diese ihre Abwesenheiten sehen können. Diese Daten können den Mitarbeitern helfen, bessere Entscheidungen zu treffen, wenn sie sie visualisieren können.

Belohnen Sie anwesende Mitarbeiter

Es ist immer besser, zu belohnen als zu bestrafen. Es wäre schön, wenn Sie Mitarbeiter mit einer niedrigen Abwesenheitsquote im Laufe des Jahres belohnen würden. Das ist eine gute Möglichkeit, Mitarbeiter zu motivieren und sie dazu zu bringen, sich so zu verhalten, wie wir es wollen. Eine Belohnung muss nicht immer in Geld bestehen. Es kann ein Einkaufsgutschein, ein Erlebnis, ein zusätzlicher freier Tag oder etwas anderes sein, das Ihnen gefällt.

Ermutigen Sie zur Teamarbeit

Das Engagement steigt, wenn Menschen sich zugehörig fühlen, vor allem zu einem Team. Sie wollen ihr Team nicht im Stich lassen und sind motivierter, zur Arbeit zu gehen. Der Zweck von Teambuilding-Aktivitäten besteht darin, die Bindungen zwischen den Teammitgliedern zu stärken und sie zu motivieren. Denken Sie an Paintball-Aktivitäten, Weinverkostungen und Floßbau-Veranstaltungen.

Investieren Sie in den Wohlfühlfaktor

Motivation und Wohlbefinden sind die besten Anreize, jeden Tag zur Arbeit zu gehen. Es lohnt sich, in sie zu investieren. Dies kann durch eine Vielzahl von Maßnahmen erreicht werden, wie z. B.:

• Die Mitarbeiter können ihr Arbeits- und Privatleben durch flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und Homeoffice in Einklang bringen

• Die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter wird auch in Zukunft fortgesetzt

• Programme zur Mitarbeiterentwicklung

• Zonen für Freizeit oder Entspannung am Arbeitsplatz

• Mitarbeiter können über interne Kommunikationssysteme, wie z. B. Workflows, Vorschläge machen, Probleme melden oder melden

Die Macht der emotionalen Inhalte sollte von den Personalverantwortlichen nicht unterschätzt werden. Die meisten Mitarbeiter streben nach einem angenehmen und motivierenden Arbeitsumfeld.

Achten Sie auf die Gesundheit der Arbeitnehmer

Das Fernbleiben von der Arbeit aufgrund leichter Erkrankungen ist einer der häufigsten Gründe für das Fernbleiben der Mitarbeiter vom Arbeitsplatz. Für Unternehmen und Personalabteilungen ist es einfach, die Fehlzeitenquote zu senken, indem sie der Gesundheit der Mitarbeiter Priorität einräumen. Sie können eine Menge für Ihre Mitarbeiter tun, ob Sie es glauben oder nicht:

• Stellen Sie sicher, dass Sie alle Arbeitsschutzvorschriften einhalten

• In Start-ups kosten kostenloses Obst, Wasser und Kräutertees wenig, sorgen aber dafür, dass die Mitarbeiter gesund und satt bleiben

• Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter mit aus dem Büro und lassen Sie sie entspannen

• Sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter mit unternehmensorganisierten Aktivitäten oder speziellen Übungen bewegen, und richten Sie überall Bewegungsräume ein

• Bieten Sie Ihren Mitarbeitern durch Vereinbarungen mit Krankenkassen eine vergünstigte medizinische Versorgung an

Ansatz zur Bekämpfung von Abwesenheit

Die Personalabteilung sollte strukturelle und allgemeine Lösungen für Fehlzeiten entwickeln, um das Problem langfristig zu lösen.

Hilfsangebote einrichten

Ein Vertrauensarzt oder Betriebsarzt kann beispielsweise Sprechstunden zu Themen wie Arbeitsbelastungen oder Unterstützung in schwierigen Zeiten anbieten. Ein betriebliches Gesundheitsmanagement kann auch Fehlzeiten vorbeugen, was die Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben fördert.

Pflegen Sie die Unternehmenskultur

Halten Sie die Mitarbeiterzufriedenheit aufrecht, indem Sie das Grundniveau der Zufriedenheit verbessern. Sorgen Sie dafür, dass sich Management und Mitarbeiter gegenseitig respektieren. Sorgen Sie in Absprache mit den Abteilungen dafür, dass das Arbeitspensum und die Aufgaben der Mitarbeiter anspruchsvoll und motivierend sind. Führen Sie auch eine Gehaltsprüfung unter Berücksichtigung Ihrer Fähigkeiten und Ihres Aufgabenbereichs durch.

Konsequenzen aufzeigen

Wenn die Person unangemessen ist, müssen Sie anstelle der oben genannten Maßnahmen arbeitsrechtliche Maßnahmen wie Abmahnungen anwenden. Möglich ist auch eine Beurlaubung, da Sie als Arbeitnehmer eine Fürsorgepflicht gegenüber einem süchtigen Mitarbeiter haben.

Wie HR Fehlzeiten effektiv reduzieren kann

Arbeitgeber können mehrere proaktive Maßnahmen ergreifen, um Fehlzeiten zu bekämpfen. Dazu gehören die Belohnung von hoher Anwesenheit, die emotionale Unterstützung ihrer Mitarbeiter, die Festlegung klarer Erwartungen an die Anwesenheit und die Ausarbeitung schriftlicher Anwesenheitsrichtlinien, die alle neuen Mitarbeiter lesen können. Klar umrissene Richtlinien zeigen die möglichen Konsequenzen von Fehlverhalten umgehend auf.

Vorgehen in einzelnen Fällen von Absentismus

Für die individuelle Behandlung von Fehlzeitenproblemen ist es entscheidend, die Ursache der Fehlzeiten im Einzelfall zu erkennen und zu klären. Ihr Mitarbeiter kann Ihnen helfen, eine Lösung zu finden, wenn Sie Erfolg haben.

Ideal ist es, einen vertrauensbildenden Prozess mit Gesprächen mit dem Vorgesetzten oder der Personalabteilung zu beginnen. Bieten Sie Unterstützung an, hören Sie zu und stellen Sie gezielte Fragen. Es gibt viele Fälle, in denen diese Gespräche und der zeitliche Spielraum bereits zu einer deutlichen Optimierung der Situation führen.

Klären Sie, ob die Betroffenen von reduzierten oder flexibleren Arbeitszeiten profitieren würden. Für einen Mitarbeiter, der seinen Bedarf nicht angemeldet hat, könnte eine der betrieblichen Kindertagesstätten die Kinderbetreuung übernehmen.

Fazit zur Absentismus

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Fehlzeiten am Arbeitsplatz ein komplexes Thema sind, das sowohl für Arbeitnehmer als auch für Unternehmen erhebliche Auswirkungen haben kann. Zwar gibt es eine Vielzahl von Ursachen für Fehlzeiten, darunter persönliche und arbeitsbezogene Faktoren, doch die Auswirkungen können sich nachteilig auf Produktivität, Moral und Rentabilität auswirken.

Wenn Unternehmen jedoch die Ursachen verstehen und Lösungen wie flexible Arbeitsregelungen, Programme zur Mitarbeiterbindung und effektive Kommunikationsstrategien umsetzen, können sie die negativen Auswirkungen von Fehlzeiten abmildern und ein positiveres und produktiveres Arbeitsumfeld schaffen.