A1-Bescheinigung: Ihr Leitfaden für internationale Einsätze

Was ist eine A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung, auch als Deckungszusage bekannt, ist ein gesetzliches Dokument, das für Geschäftsreisende in andere Länder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), der Europäischen Union (EU) oder der Schweiz erforderlich ist. Aber warum ist es notwendig, dieses A1-Formular auszufüllen? Jeder Arbeitnehmer, der in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, im Europäischen Wirtschaftsraum oder in der Schweiz arbeitet, muss unbedingt im Besitz des A1-Formulars sein. Selbst wenn EU-Bürger in anderen EU-Ländern ohne eine Arbeitserlaubnis arbeiten können, muss gemäß Verordnung (VO) - EG - 883/2004 die Zugehörigkeit zum Sozialversicherungssystem des Arbeitnehmers ermittelt und nachgewiesen werden.

Hierbei gilt das Territorialprinzip. Das bedeutet, dass die Arbeitnehmer immer den Sozialversicherungsvorschriften des Beschäftigungsstaates unterliegen, unabhängig davon, ob sie in dem Land wohnen, in dem sie arbeiten. Es spielt keine Rolle, ob sich der Arbeitgeber in diesem Mitgliedstaat befindet.

Die A1-Entsendebescheinigungen bestätigen die Sozialversicherungsnummer eines Arbeitnehmers. Aber was genau bedeutet das? Indem bestätigt wird, dass die Arbeitnehmer dem Sozialversicherungsrecht ihres Heimatlandes unterliegen, wird die gleichzeitige Anwendung ausländischer Sozialversicherungsgesetze ausgeschlossen. Dadurch entfallen doppelte Sozialversicherungsbeiträge. Mehr zur Sozialversicherung lesen Sie hier.

Wann brauchen Sie die A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung ist in verschiedenen Situationen und Szenarien erforderlich. Hier sind einige Fälle, in denen Sie die A1-Bescheinigung für Ihre entsandten Mitarbeiter benötigen:

Entsendung ins Ausland

Wenn Sie Mitarbeiter vorübergehend ins Ausland entsenden, sei es im Rahmen von Dienstreisen, Projekten oder vorübergehender Arbeit in einem anderen Land, ist die A1-Bescheinigung unerlässlich. Sie dient als Nachweis dafür, dass Ihre Mitarbeiter weiterhin dem Sozialversicherungssystem ihres Heimatlandes unterliegen und vor doppelten Sozialversicherungsbeiträgen geschützt sind.

Arbeit im EU/EWR-Raum oder der Schweiz

Wenn Ihre Mitarbeiter in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union, im Europäischen Wirtschaftsraum oder in der Schweiz arbeiten, müssen sie über eine A1-Bescheinigung verfügen. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich um eine kurzfristige oder längerfristige Beschäftigung handelt. Die A1-Bescheinigung bestätigt die Sozialversicherungszugehörigkeit Ihrer Mitarbeiter und gewährleistet die Einhaltung der geltenden Vorschriften.

Vermeidung von Sanktionen

Ohne eine gültige A1-Bescheinigung riskieren Sie und Ihre Mitarbeiter möglicherweise erhebliche Sanktionen und Strafen. Die Behörden können die Entsendung als nicht rechtmäßig betrachten und rechtliche Konsequenzen wie Bußgelder und andere Maßnahmen ergreifen.

Absicherung der Mitarbeiter

Die A1-Bescheinigung bietet Ihren Mitarbeitern eine gewisse Sicherheit und schützt sie vor rechtlichen Problemen im Zusammenhang mit Sozialversicherungsfragen. Sie stellt sicher, dass sie während ihres Aufenthalts im Ausland weiterhin den Schutz und die Leistungen des Sozialversicherungssystems ihres Heimatlandes genießen können.

A1-Bescheinigung - für welche Länder?

Die A1-Bescheinigung gilt für alle Mitgliedstaaten der Europäischen Union. Egal, ob es sich um große Wirtschaftsmächte wie Deutschland, Frankreich oder Großbritannien handelt oder um kleinere Länder wie Malta oder Luxemburg, die A1-Bescheinigung ist in der gesamten EU erforderlich. Der EWR umfasst die Mitgliedstaaten der Europäischen Union sowie Island, Liechtenstein und Norwegen. Obwohl die Schweiz kein Mitglied der EU oder des EWR ist, gilt die A1-Bescheinigung auch für Geschäftsreisen und entsandte Mitarbeiter in die Schweiz. Dies liegt daran, dass zwischen der EU und der Schweiz bestimmte Abkommen bestehen, die die Anwendung der A1-Bescheinigung ermöglichen.

Wie ist die A1-Bescheinigung zu beantragen?

Die Beantragung der A1-Bescheinigung für Ihre entsandten Mitarbeiter erfordert die Einhaltung bestimmter Schritte:

1) Planung: Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung und sorgen Sie dafür, dass Sie genügend Zeit haben, um den Antrag zu stellen.

2) Zuständige Stellen: Ermitteln Sie die zuständigen Behörden oder Stellen, die für die Ausstellung der A1-Bescheinigung in Ihrem Heimatland verantwortlich sind.

3) Antragsformular: Beschaffen Sie das offizielle Antragsformular für die A1-Bescheinigung und füllen Sie es vollständig und korrekt aus.

4) Unterlagen: Stellen Sie alle erforderlichen Unterlagen zusammen, um die Sozialversicherungszugehörigkeit Ihrer Mitarbeiter nachzuweisen.

5) Antrag einreichen: Sobald Sie das Formular ausgefüllt haben und alle Unterlagen bereit sind, reichen Sie den Antrag bei den zuständigen Stellen ein.

Es ist wichtig, den Beantragungsprozess rechtzeitig zu starten und sicherzustellen, dass alle Informationen und Unterlagen vollständig und korrekt sind.

Wie lange dauert die Rückmeldung, bis eine A1-Bescheinigung ausgestellt wird?

Die Bearbeitungszeit für die Ausstellung einer A1-Bescheinigung kann je nach Land und Verfahren variieren. Es ist empfehlenswert, den Antrag frühzeitig einzureichen, um ausreichend Zeit für die Bearbeitung einzuplanen. Die genaue Dauer hängt von der Auslastung der Behörden und der Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen ab. In einigen Fällen kann die Ausstellung innerhalb weniger Wochen erfolgen, während es in anderen Fällen länger dauern kann. Es ist ratsam, sich bei den zuständigen Behörden über die voraussichtliche Bearbeitungszeit zu informieren und bei Verzögerungen rechtzeitig nachzufragen.

Folgen ohne Nachweis: Was passiert ohne A1-Bescheinigung?

Die Konsequenzen können unangenehm sein, wenn ein Mitarbeiter keine A1-Bescheinigung bei einer Kontrolle vorweisen kann. Unterschiedliche Länder haben unterschiedliche Strafen für Verstöße gegen diese Bestimmung:

• In Österreich liegen die Bußgelder für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zwischen 1.000 Euro und 10.000 Euro.
• In Frankreich wird eine Strafe von 3.269 Euro für Arbeitnehmer verhängt, die ohne A1-Bescheinigung erwischt werden.
• In einigen Ländern wird zudem ein monatlicher Sozialversicherungsbeitrag pro im Ausland verbrachtem Arbeitstag erhoben.

Eine häufige Maßnahme zur Bestrafung von Arbeitnehmern ohne Bescheinigung besteht darin, ihnen den Zugang zu Messegeländen und Arbeitsplätzen zu verweigern. Dies kann dazu führen, dass Ihr Verkaufsteam vor dem Ausstellungsgebäude steht und keinen Zutritt erhält.