De Heidbäcker GmbH - Tradition trifft auf moderne Technologie

De Heidbäcker GmbH steht seit 1898 für handwerkliche Backkunst, die begeistert. Mit einem klaren Fokus auf Qualität, Regionalität und Nachhaltigkeit hat sich die Bäckerfamilie als eine der führenden Bäckereien in der Region etabliert

Die Herausforderung: Zeitaufwendige und fehleranfällige Personalplanung

Bei Heidbäcker war die Personalplanung lange Zeit ein manueller Prozess, der auf Excel-Tabellen basierte. Mit 8 Filialen und einer Vielzahl von Mitarbeitenden bedeutete dies einen erheblichen organisatorischen Aufwand.

„Ich habe vorher mit Excel Pläne geschrieben. Das funktionierte zwar, hat aber sehr viel Zeit in Anspruch genommen. Außerdem gab es durch jede Planänderung einen hohen Papierverbrauch, da alles neu ausgedruckt werden musste.“ 
berichtet Yvonne.

Ein großes Problem bei der bisherigen Personalplanung war die fehlende Übersichtlichkeit der Pläne. Es war oft schwierig, alle Schichten im Blick zu behalten und Doppelbelegungen zu vermeiden. Änderungen wurden nicht immer effektiv kommuniziert, wodurch Verwirrung und zusätzliche Arbeit entstanden. Auch die manuelle Berechnung von Arbeitsstunden, Urlaub sowie Plus- und Minusstunden war äußerst zeitaufwendig und ließ wenig Raum für andere Aufgaben.

„Wir haben uns lange umgeschaut, und am Ende hat Shiftbase uns überzeugt.“

Der Weg zu moderner Personalplanung 

Die Plattform überzeugte mit umfangreichen Funktionen und einer benutzerfreundlichen Bedienung.

Die Umsetzung bzw. Einführung von Shiftbase verlief reibungslos. Bereits in der Anfangsphase fiel die intuitive Bedienung der Software auf, die die Orientierung deutlich erleichterte. 

„Die Einführung lief super – das Zoom-Meeting zur Einführung und der stets hilfsbereite Support haben den Wechsel wirklich leicht gemacht,“ fasst Yvonne ihre Erfahrungen zusammen.

Die Integration von Shiftbase in den Arbeitsalltag gestaltete sich ebenfalls unkompliziert. Besonders hilfreich war die Konfliktanzeige, die sicherstellt, dass keine Doppelbelegungen bei der Schichtplanung entstehen. Ein weiterer großer Vorteil war die Möglichkeit, dass alle Mitarbeitenden über die App automatisch über Planänderungen informiert werden. Diese Funktionen machten die Planung effizienter und transparenter.

Erfolgreiche Transformation: Mehr Effizienz und Zufriedenheit durch Shiftbase

Mit der Einführung von Shiftbase veränderte sich die Arbeitsweise bei Heidbäcker grundlegend und brachte zahlreiche positive Ergebnisse mit sich. 

„An erster Stelle würde ich sagen, dass der Spaß wieder da war. Das Planen war jetzt nicht nur einfacher und schneller, sondern fühlte sich auch viel professioneller an.“ 

Das Planen geht nun viel leichter und schneller von der Hand, vor allem durch die Funktion, dass Verfügbarkeiten von den Mitarbeitenden direkt eingegeben werden können. Dadurch klingelt das Handy deutlich weniger, was den Kommunikationsaufwand weiter reduziert. Die Möglichkeit, Schichten mit Farben zu kennzeichnen, trug ebenfalls erheblich zur besseren Organisation bei.

Mitarbeitende konnten zudem jederzeit Urlaub und gearbeitete Stunden über die App einsehen, was zu mehr Zufriedenheit und Transparenz im Team führte. Auch die Option, Tauschanfragen direkt untereinander zu regeln, sparte Zeit und vereinfachte den Prozess spürbar.

Die Rückmeldungen aus dem Team waren ebenfalls durchweg positiv. Anfangs gab es Bedenken, vor allem bei der älteren Generation, ob eine App für Dienstpläne praktikabel sei. Doch diese Zweifel wurden schnell ausgeräumt. 

„Mittlerweile kommen alle super damit zurecht. Sie schätzen besonders, dass sie ihre Pläne und Stunden jederzeit im Blick haben und bei Änderungen sofort informiert werden.“

Die erzielten Ergebnisse sprechen für sich:

• 70 % Zeitersparnis bei der Dienstplanerstellung im Vergleich zu vorherigen Methoden.
• 20 % höhere Genauigkeit bei der Schichtplanung durch bessere Verfügbarkeits- und Konfliktanzeige.
• 30 % gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit, vor allem durch transparente Kommunikation und jederzeitige Verfügbarkeit der Pläne.

„Für mich ist das ein Unterschied wie Tag und Nacht. Die Arbeitserleichterung und die eingesparte Zeit sind wirklich beeindruckend,“ fasst Yvonne zusammen.

Ein zusätzlicher Wunsch, der die Nutzung von Shiftbase noch weiter verbessern könnte, wäre die Möglichkeit, die Funktion zur Eingabe von Verfügbarkeiten an bestimmten Tagen zu blockieren – beispielsweise an Feiertagen wie Heiligabend. Dies würde helfen, die Planung an solchen besonderen Tagen noch effizienter und klarer zu gestalten.

Dein Dienstplan an einem zentralen Ort!

• Schnelle Erstellung von Dienstplänen
• Einsicht in die Arbeitskosten
• Zugriff von überall über die App

Kostenlos testen Eine Demo anfordern