Zeiterfassung Vorlage Excel

Die Arbeitszeiterfassung ist ein wichtiger Bestandteil der Personalverwaltung und trägt in Unternehmen aller Größenordnungen wesentlich zur Produktivität und Einhaltung von Vorschriften bei.

Excel ist in zahlreichen Unternehmen das bevorzugte Werkzeug zur Erfassung der Arbeitsstunden der Mitarbeiter. Die Gestaltung eines Arbeitszeitprotokolls lässt sich dabei mühelos an die individuellen Anforderungen jedes Mitarbeiters anpassen. Um Ihre Zeiterfassung noch effizienter zu gestalten und als nahtlose Übergangslösung bis zur Umstellung auf Shiftbase zu dienen, stellen wir Ihnen eine kostenlose Zeiterfassung-Vorlage zur Verfügung.

Was ist unter Zeiterfassung zu verstehen?

Unter Zeiterfassung versteht man die Erfassung der von den Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden. Sie ist ein wesentlicher Aspekt der Personalverwaltung, da sie genaue Informationen für die Berechnung der Gehaltsabrechnung, die Verwaltung von Sozialversicherung und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen liefert. Zu einer effektiven Zeiterfassung gehört die genaue Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter, einschließlich der Beginn und das Ende, die Pausen und sonstiger Abwesenheitszeiten, wie z. B. Krankheits- oder Urlaubszeiten. Die Methoden der Arbeitszeiterfassung reichen von manuellen papiergestützten Systemen bis hin zu automatisierten digitalen Lösungen - je nach Größe und Bedarf des Unternehmens.

Warum ist die Arbeitszeiterfassung wichtig?

Die Arbeitszeiterfassung ist für ein effektives Personalmanagement von entscheidender Bedeutung und für den Betrieb eines jeden Unternehmens unerlässlich. Es gibt mehrere Gründe, warum die Zeiterfassung wichtig ist:

Gehaltsabrechnung

Die genaue Erfassung der Mitarbeiterstunden ist entscheidend für die Berechnung der Gehaltsabrechnung und die korrekte und pünktliche Bezahlung der Mitarbeiter. Die Zeiterfassung ermöglicht es Unternehmen, Fehler und Unstimmigkeiten bei der Bezahlung von Mitarbeitern zu vermeiden, die rechtliche und finanzielle Folgen haben können.

Einhaltung von Arbeitsgesetzen

Die Arbeitszeiterfassung hilft Unternehmen bei der Einhaltung von Arbeitsgesetzen wie Mindestlohn und Überstundenregelungen. Sie stellt sicher, dass die Mitarbeiter für ihre Arbeitszeit entlohnt werden, einschließlich aller Überstunden.

Zuteilung von Ressourcen

Eine effektive Arbeitszeiterfassung ermöglicht es Unternehmen, Ressourcen zuzuweisen und Projekte effektiv zu verwalten. Sie hilft dabei, nicht ausgelastete oder überlastete Mitarbeiter zu identifizieren, sodass die Manager die Arbeitsbelastung entsprechend anpassen können. Sie stellt sicher, dass Projekte pünktlich und im Rahmen des Budgets abgeschlossen werden, was Produktivität und Rentabilität steigert.

Budgetierung und Prognosen

Mit Hilfe von Zeiterfassungsdaten lassen sich genaue Budgets und Prognosen für die Arbeitskosten erstellen, so dass Unternehmen fundierte Entscheidungen über den Personaleinsatz und die Ressourcenzuweisung treffen können. Dies trägt zur Senkung der Arbeitskosten und zur Verbesserung der Rentabilität bei, da die Ressourcen effizienter zugewiesen werden können.

Leistungsmanagement

Mit Hilfe von Zeiterfassungsdaten lassen sich die Leistungen der Mitarbeiter bewerten und verbesserungswürdige Bereiche ermitteln. Sie hilft Managern, Probleme wie Abwesenheit, Unpünktlichkeit oder übermäßige Pausen zu erkennen und zu beheben. Durch die Erfassung der Anwesenheit und der Arbeitszeiten der Mitarbeiter können Manager die Produktivität und die Leistung der Mitarbeiter verbessern, was sich positiv auf das Endergebnis des Unternehmens auswirken kann.

Die Arbeitszeiterfassung ist für ein effektives Personalmanagement von entscheidender Bedeutung und ermöglicht es Unternehmen, die Produktivität zu steigern, die Arbeitskosten zu senken und die arbeitsrechtlichen Vorschriften einzuhalten.

Welchen Nutzen hat die Zeiterfassung für Unternehmen?

Die Einführung der Zeiterfassung in Unternehmen kann über die gesetzliche Verpflichtung hinaus mehrere Vorteile haben. Einer der wichtigsten Vorteile ist die Erleichterung der Arbeit in der Zeitmanagementabteilung. Die Zeiterfassung trägt dazu bei, die Berechnung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter und die Zuordnung der Arbeitszeiten zu Tätigkeiten und Projekten zu rationalisieren, was die Arbeit der Zeitmanagementabteilung erleichtert.

Ein weiterer Vorteil der Zeiterfassung ist die Kostenreduzierung. Durch die automatische Erfassung der Arbeitsstunden und Überstunden der Mitarbeiter können Unternehmen die mit manuellen Berechnungen verbundenen Kosten einsparen und Fehler reduzieren, die zu einer Über- oder Unterbezahlung von Löhnen führen können.

Die Zeiterfassung bietet auch bessere Kontrollmöglichkeiten für Arbeitgeber. Durch die Erfassung der Mitarbeiterstunden können Arbeitgeber die Einhaltung von Arbeitsverträgen und Richtlinien überwachen und sicherstellen, dass die Mitarbeiter die vereinbarte Arbeitszeit leisten. Dies wiederum trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter für ihre Zeit und ihren Aufwand angemessen entlohnt werden.

Wichtig ist, dass die Arbeitszeiterfassung bei den Beschäftigten nicht den Eindruck einer strengen Kontrolle erwecken soll. Vielmehr dient sie der Sicherheit der Beschäftigten, indem sie im Falle von Überstunden korrekt vergütet wird. Außerdem kann die Zeiterfassung die Kommunikation zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern verbessern, so dass es einfacher wird, etwaige Probleme zu erkennen und zu beheben.

Insgesamt kann die Einführung der Zeiterfassung in Unternehmen zu mehr Effizienz, Kosteneinsparungen, besseren Kontrollen und einer besseren Kommunikation zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern führen.

Modelle für die Arbeitszeiterfassung

Für die Arbeitszeiterfassung können verschiedene Methoden eingesetzt werden. Welches verlässliches und zugängliches System das richtige ist, hängt von Faktoren wie Unternehmensgröße, Digitalisierungsgrad, Branche und Arbeitszeitmodell ab. Es gibt mehrere Möglichkeiten, aber die folgenden sind die gängigsten.

Stationäres System: Die Mitarbeiter melden sich mit Karten, Smartphones, Chips oder Fingerabdrücken an Terminals im Unternehmen an und ab.

Stechuhr: Eine klassische Stechuhr bleibt bestehen, muss aber in der digitalen Datenverarbeitung zukunftssicher sein.

Protokolle: Das traditionelle Stundenprotokoll, bekannt aus dem Baugewerbe und der Projektarbeit, wird von den Mitarbeitern genutzt, um ihre Anfangs- und Endzeiten zu erfassen.

Excel-Tabelle: Kleinere Unternehmen können Excel-Tabellen verwenden, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Ein Nachteil dieser kleinen Lösung ist die Möglichkeit menschlicher Fehler bei der Dateneingabe, die fehlenden Kontrollmöglichkeiten und das Potenzial für leichte Manipulationen auf beiden Seiten.

Computer oder Smartphone: Es ist möglich, den Beginn der Arbeitszeit per Mausklick am Computer oder per App am Smartphone zu erfassen. Üblich ist, dass sich die Nutzer nach der Arbeit und in den Pausen abmelden. Die digitale Zeiterfassung ist hilfreich, wenn man von zu Hause oder an einem Telearbeitsplatz arbeitet.

Bei der Anpassung des Arbeitszeitgesetzes benötigt der Arbeitgeber für jede Änderung des Zeiterfassungssystems die Zustimmung des Betriebsrats, bevor er diese vornimmt.

Die Arbeitszeiterfassung sollte so gestaltet sein, dass sich die Beschäftigten nicht von der Geschäftsleitung kontrolliert oder bevormundet fühlen. Was, wann und zu welchem Zweck erfasst wird, sollte in der Einführung möglichst transparent sein. So ist es möglich, die Mitarbeiter mitzunehmen.

Tipps für die Auswahl des richtigen Zeiterfassungssystems

Je nach Branche und Art des Unternehmens können unterschiedliche Modelle zur Arbeitszeiterfassung hilfreich sein. Auch die persönlichen Vorlieben und die interne Organisation spielen bei der Auswahl eine wichtige Rolle.

• Art des Unternehmens: Einige Unternehmen, wie Büros und Behörden, können von pauschalen Arbeitszeiten profitieren.

• Interne Organisationsstruktur: Internationale Franchise-Unternehmen können einheitliche Arbeitszeiterfassungspraktiken haben.

• Arbeitszeitmodell oder die persönliche Präferenz: Dies hängt von der Präferenz oder der Empfehlung des Betriebsrats ab.

Ist die Arbeitszeiterfassung obligatorisch?

Aus dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 geht hervor, dass Unternehmen ihre Arbeitszeiten umfassend und lückenlos aufzeichnen müssen. Der Gesetzgeber arbeitet noch daran, dies in eine Verordnung zu gießen. Schon jetzt müssen Unternehmen nicht nur Zeiterfassungssysteme haben, sondern diese auch nutzen. In vielen Branchen gibt es bereits Stechuhren, so auch in den bekannten Branchen. Die Menschen sind immer noch verwirrt darüber, ob Manager und Führungskräfte ihre Stunden aufzeichnen müssen.

In Deutschland gibt es kein bundesweit einheitliches Zeiterfassungsgesetz und dementsprechend wird daran gearbeitet. Die Arbeitszeitgesetze in Deutschland sehen bereits vor, dass Arbeitnehmer Überstunden, die über acht Stunden pro Tag hinausgehen, aufzeichnen müssen. Das aktuelle Urteil des Bundesarbeitsgerichts betrifft auch die Erfassung von Sonntags- und Nachtarbeit. Diese Zeiten sind jedoch nur schwer von der bezahlten Arbeitszeit zu trennen. Ungeachtet der Arbeiten des Bundesarbeitsministeriums sollten Unternehmen so schnell wie möglich ein System zur Arbeitszeiterfassung einführen.

Kurz und bündig: Das Urteil des EuGH

Das deutsche Recht entspricht nicht dem europäischen Recht zur Arbeitszeiterfassung. Das wird sich in Zukunft ändern. Im Mai 2019 hat der EuGH ein Urteil gefällt, das spanische Unternehmen dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten objektives, verlässliches und zugängliches zu erfassen, um den EU-Richtlinien zu entsprechen.

Die Arbeitgeber werden auf diese Weise geschützt, so dass ausbeuterische Unternehmen ihre Mitarbeiter nicht mehr ausbeuten können und die Arbeitnehmer die ihnen zustehende Vergütung erhalten.

Die Arbeitszeiterfassung erschwert es den Arbeitgebern, gegen schwarze Schafe vorzugehen, gibt aber auch den Arbeitnehmern ein gewisses Maß an Kontrolle. Durch die Erfassung aller Arbeitszeitmodelle ist es möglich, Arbeitszeitbetrug zu erkennen, wenn sich Arbeitnehmer nicht an die vereinbarte Arbeitszeit halten.

Kurze Erläuterung des Urteils des Bundesarbeitsgerichts zur Arbeitszeit.

In diesem am 13. September 2022 verkündeten Urteil des Bundesarbeitsgerichts ging es vor allem um das Initiativrecht des Betriebsrats bei der Einführung der Arbeitszeiterfassung. Ein früherer Fall war vom Landesarbeitsgericht Hamm ähnlich entschieden worden.

Trotz der Ablehnung dieser Entscheidung hat das Bundesarbeitsgericht in Erfurt das Urteil des Europäischen Gerichtshofs dahingehend interpretiert, dass eine verpflichtende Arbeitszeiterfassung im deutschen Arbeitsschutzgesetz vorgesehen ist. Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts stützt sich damit auf das Urteil des EuGH zur Stechuhr aus dem Jahr 2019.

Wann wird die Zeiterfassung verpflichtend?

Das Arbeitsgericht Emden hat 2020 entschieden, dass die Arbeitszeiterfassung von Anfang bis Ende erfolgen muss.

Durch das Urteil des Bundesarbeitsgerichts wurde dies nun indirekt bestätigt. Nach der schriftlichen Urteilsbegründung des Gerichts müssen Unternehmen sofort mit der Arbeitszeiterfassung ihrer Mitarbeiter beginnen. Eine Übergangsfrist gibt es nicht.

Das Bundesarbeitsministerium hat bisher erklärt, dass das EuGH-Urteil ausschließlich für das spanische Recht gelte und es keine unmittelbare Umsetzungspflicht für die umliegenden europäischen Länder gebe. Mit dem jüngsten Urteil ist diese Argumentation obsolet geworden. Die Rechtslage ist daher unklar.

Deutschland ist ab 2022 gesetzlich verpflichtet, die Zeiterfassung für bestimmte Branchen elektronisch durchzuführen. Dazu gehören die folgenden Branchen:

• Gastronomie und Hotellerie
• Baugewerbe
• Speditions- und Logistikunternehmen
• Gebäudereinigung
• Wach- und Sicherheitsdienst
• Prostitutionsgewerbe
• Forstwirtschaft

Arbeitszeiterfassung: Herausforderungen für Arbeitgeber

Zeiterfassungssysteme können sich in ihren Leistungsanforderungen von Unternehmen zu Unternehmen stark unterscheiden. Bei der Planung müssen mehrere Faktoren berücksichtigt werden.

1) Berücksichtigung der Arbeitszeiten

Bei Schicht- oder Gleitzeitarbeit können bestimmte gesetzliche oder innerbetriebliche Vereinbarungen gelten, die bei der Einrichtung eines Zeiterfassungssystems beachtet werden müssen. Dazu können Kundenservice, Call-Center-Dienste oder Job-Sharing gehören.

2) Arbeitszeiterfassung mit Datenschutz

Die Rechtslage zur Zeiterfassung im Allgemeinen ist noch unklar. Allerdings gibt es Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten. Es ist notwendig, die Daten vor Missbrauch und Weitergabe zu schützen.

Sind die Daten der Arbeitszeiterfassung für jedermann zugänglich?

Niemand außer dem Betriebsrat, den einzelnen Arbeitnehmern und dem Arbeitgeber kann die Daten aus der Arbeitszeiterfassung einsehen, es sei denn, die Person hat ausdrücklich eingewilligt.

3) Mitarbeiterkommunikation bei der Zeiterfassung

Um Missverständnisse oder Fehler zu vermeiden, sollten die Beschäftigten über den Abbau von Überstunden oder den möglichen Bezug von Urlaubstagen informiert werden.

Auf diese Weise kann die Arbeitsbelastung verringert und der Arbeitsablauf effizienter gestaltet werden. Die Kommunikation mit den Mitarbeitern ist über eine App in einem einheitlichen System möglich.

4) Pflege der technischen Infrastruktur

Um Daten sicher zu übertragen und zu nutzen, müssen digitale oder analoge Lösungen zur Arbeitszeiterfassung in die technische Infrastruktur eingebunden werden. Es ist möglich, die benötigten Funktionen in eigenen Softwaresystemen zu kombinieren.

Nachteile der Arbeitszeiterfassung für Arbeitgeber

• Die Nichteinhaltung von Datenschutzgesetzen bei der Anwendung kann zu Datenschutzverletzungen führen.

• Mitarbeiter können Buchungen manipulieren.

• Die Produktivität der Mitarbeiter kann nicht ermittelt werden, wenn die Zeiten nicht mit einem Projekt verbunden sind.

Vorteile der Arbeitszeiterfassung für Arbeitnehmer

• Bessere Kontrolle über die Lohnabrechnungen
• Transparenz über Fehlzeiten und Zeitsaldo
• Die Urlaubsplanung wird erleichtert.
• Besserer Überblick über geleistete Überstunden.
• Erpressung ist einfacher, wenn sie mit wenig Arbeit verbunden ist.

Zeiterfassung und Datenschutz

Auch der Datenschutz und die strikte Einhaltung des Datenschutzes sind Highlights der digitalen Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung. Zudem ist die GDPR (General Data Protection Regulation) eine weitere Vorschrift, die Unternehmen neben dem Arbeitszeitgesetz beachten müssen.

Besonders wertvoll ist der Schutz der Zeiten, die Unternehmen digital in Arbeitsaufzeichnungen erfassen. Mehrere Kontrollgrundsätze können einen Missbrauch oder eine unbefugte Weitergabe verhindern:

• Unbefugte sollten die Zeiterfassungssysteme nicht nutzen (Zugangskontrolle).
• Damit wird verhindert, dass Daten während der Übertragung gelesen, kopiert oder entfernt werden.
• Es ist notwendig, Datenänderungen zu verfolgen.
• Die Daten müssen vor Verlust oder Zerstörung geschützt werden.
• Die Verwendung von Daten zur Arbeitszeiterfassung für andere Zwecke ist strengstens untersagt. Sie müssen gesondert verarbeitet werden.

Mitarbeiter dürfen nicht permanent überwacht werden, auch wenn eine Zeiterfassung vorgeschrieben ist. HR-Software, die Zeiterfassung im Portfolio hat, sollte über klar definierte Rechte und individuelle Zugriffsrechte verfügen, um absolute Sicherheit zu gewährleisten.

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