-
Verfasst von: Diana Tran
-
Letzte Aktualisierung: 20 November 2024
Die Ära der Zettelwirtschaft und der unzuverlässigen Organisation ist vorbei. Immer mehr Unternehmen setzen auf Online-Softwarelösungen zur Dienstplanung, da sie es ermöglichen, Dienstpläne schnell und äußerst effizient zu erstellen. Dennoch gibt es immer noch Personalmanager, die Dienstpläne in Excel oder anderen Schreibprogrammen erstellen. Obwohl Microsoft Excel durchaus geeignet ist, hat es weniger Potenzial und ist nicht die schnellste Lösung. Software zur Dienstplanung ist ein entscheidender Aspekt für Unternehmen, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und den Personaleinsatz effizient zu planen.
Wir werden die Vorteile einer digitalen Lösung für die Dienstplanung untersuchen und wie Shiftbase Unternehmen dabei unterstützt, ihre Arbeitszeiten zu optimieren und den Personaleinsatz zu verbessern.
Was ist eine Dienstplanung Software?
Eine Dienstplanungssoftware ist ein digitales Werkzeug, das dir hilft, die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter effektiv zu verwalten und zu organisieren. Mit dieser Software kannst du nicht nur sehen, wer wann arbeitet, sondern auch leicht Schichten zuweisen, Änderungen vornehmen und Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheitstage verwalten. Sie ermöglicht es dir, alle wichtigen Informationen zentral zu speichern und schnell auf sie zuzugreifen, was die Planung erheblich vereinfacht und Zeit spart. Darüber hinaus verbessert sie die Kommunikation zwischen dir und deinen Mitarbeitern, da sie oft Funktionen bietet, mit denen Schichtpläne direkt an das Team gesendet werden können.
Wichtige Aspekte bei der Planung einer Dienstplanungssoftware
Hier sind einige wichtige Aspekte, die du bei der Wahl einer Dienstplanungssoftware beachten solltest:
Benutzerfreundlichkeit: Eine gute Dienstplanungssoftware sollte einfach zu bedienen sein und keine umfangreiche Schulung erfordern. Die Benutzeroberfläche muss übersichtlich und intuitiv gestaltet sein, damit du schnell mit der Software vertraut werden kannst.
Flexibilität: Die Software muss flexibel genug sein, um deinen individuellen Anforderungen gerecht zu werden. Sie sollte verschiedene Arten von Schichtplänen unterstützen, wie beispielsweise feste Schichten, flexible Arbeitszeiten oder rotierende Schichten. Darüber hinaus sollte sie auch spezifische Anpassungen ermöglichen, um branchenspezifische Anforderungen zu erfüllen.
Personalverwaltung: Eine Dienstplanungssoftware sollte eine umfassende Personalverwaltungsfunktion bieten. Dazu gehören die Erfassung von Mitarbeiterdaten, wie Name, Kontaktdaten, Qualifikationen und Arbeitsverträge. Die Software sollte auch die Verwaltung von Überstunden und Urlaub ermöglichen, um den gesamten Personalbedarf und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter im Blick zu behalten.
Kommunikation und Zusammenarbeit: Eine wichtige Funktion einer Dienstplanungssoftware ist die Möglichkeit, den Dienstplan einfach und effizient mit den Mitarbeitern zu kommunizieren. Die Software sollte es dir ermöglichen, den Dienstplan per E-Mail, SMS oder über die integrierte Benachrichtigungsfunktion der Software zu versenden. Außerdem sollte sie eine Möglichkeit bieten, dass Mitarbeiter untereinander Schichten tauschen können und dass du diese Tauschanfragen genehmigen kannst.
Berichterstattung und Analyse: Eine gute Dienstplanungssoftware sollte umfangreiche Berichtsfunktionen bieten, um einen Überblick über die Arbeitszeiten, Kosten und die Einhaltung der Arbeitszeitgesetze zu erhalten. Damit kannst du die Arbeitszeit effizient verwalten, Engpässe vermeiden und die Produktivität optimieren.
Integration mit anderen Systemen: Um eine nahtlose Arbeitsablaufintegration zu gewährleisten, sollte eine Dienstplanungssoftware die Möglichkeit bieten, mit anderen Systemen zu integrieren. Dazu gehören beispielsweise Zeiterfassungssysteme, Gehaltsabrechnungssoftware oder HR-Systeme.
Bei der Auswahl einer Dienstplanungssoftware ist es wichtig, diese Anforderungen im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass die Software deinen spezifischen Bedürfnissen entspricht. Eine gut ausgewählte Dienstplanungssoftware kann dabei helfen, den Dienstplanungsprozess zu optimieren, die Kommunikation zu verbessern und die Produktivität zu steigern.
Unterteilung in Arbeitsbereiche
Eine weitere wichtige Anforderung an eine Dienstplanungssoftware ist die Möglichkeit zur Unterteilung in Arbeitsbereiche. Dies ermöglicht es dir, deine Mitarbeiter entsprechend ihren spezifischen Aufgaben und Zuständigkeiten einzuteilen.
Die Unterteilung in Arbeitsbereiche ermöglicht dir eine gezielte Planung und Zuordnung deiner Mitarbeiter zu den entsprechenden Aufgaben und Abteilungen. Jeder Arbeitsbereich kann spezifische Anforderungen und Anforderungen an die Arbeitszeiten haben, die in der Dienstplanung berücksichtigt werden müssen.
Eine gute Dienstplanungssoftware sollte dir die Möglichkeit bieten, Arbeitsbereiche zu definieren und individuelle Einstellungen für jeden Bereich vorzunehmen. Dies umfasst die Zuweisung von Mitarbeitern zu bestimmten Arbeitsbereichen, die Festlegung von Schichttypen und -zeiten für jeden Bereich sowie die Berücksichtigung von spezifischen Regeln und Anforderungen für die Arbeitszeitgestaltung.
Die Unterteilung in Arbeitsbereiche ermöglicht es dir, den Dienstplan optimal anzupassen und sicherzustellen, dass jeder Bereich über die erforderlichen Ressourcen und Mitarbeiter verfügt. Dies erleichtert auch die Kommunikation und den Austausch von Informationen innerhalb der einzelnen Arbeitsbereiche.
Darüber hinaus ermöglicht die Unterteilung in Arbeitsbereiche eine bessere Analyse und Auswertung der Arbeitszeitdaten. Du kannst die Arbeitszeiten und -kosten für jeden Bereich getrennt erfassen und analysieren, um fundierte Entscheidungen zu treffen und die Effizienz zu steigern.
Die Unterteilung in Arbeitsbereiche ist somit eine wesentliche Anforderung an eine Dienstplanungssoftware, um die genaue Zuordnung von Mitarbeitern zu Aufgabenbereichen zu ermöglichen, die Kommunikation zu verbessern, die Ressourcen optimal zu nutzen und eine effiziente Planung und Analyse der Arbeitszeit zu gewährleisten.
Welche Funktionen sollte eine gute Personaleinsatzplanung Software bieten?
Eine gute Software zur Personaleinsatzplanung sollte verschiedene Funktionen bieten, um den Planungsprozess effizient zu gestalten und die Bedürfnisse deines Unternehmens zu erfüllen. Hier sind einige wichtige Funktionen, die solch eine Software bereitstellen sollte:
Mitarbeiterverwaltung
Die Software sollte dir ermöglichen, alle relevanten Informationen über die Mitarbeiter zentral zu verwalten. Dazu gehören Angaben wie Name, Kontaktdaten, Qualifikationen, Arbeitsverträge und Arbeitszeiten. Eine gute Mitarbeiterverwaltungsfunktion erleichtert die Planung und ermöglicht es dir, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter schnell zu überprüfen.
Dienstplanerstellung
Die Software sollte eine benutzerfreundliche Oberfläche zur Erstellung des Dienstplans bieten. Sie sollte flexible Planungsoptionen ermöglichen, wie beispielsweise das Festlegen von Arbeitszeiten, Schichttypen und -mustern. Die Planung sollte einfach per Drag & Drop erfolgen können, und die Software sollte automatische Konfliktprüfungen durchführen, um sicherzustellen, dass alle Regeln und Anforderungen eingehalten werden.
Das könnte dich ebenfalls interessieren:
Mitarbeiterkommunikation
Eine gute Software zur Personaleinsatzplanung sollte es dir ermöglichen, den Dienstplan einfach und effizient mit den Mitarbeitern zu kommunizieren. Dies kann durch die Möglichkeit des Versendens von Dienstplänen per E-Mail, SMS oder über die integrierte Benachrichtigungsfunktion der Software erfolgen. Dadurch werden Missverständnisse vermieden und die Mitarbeiter sind stets über ihre Arbeitszeiten informiert.
Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
Die Software sollte eine Funktion zur Erfassung von Urlaubsanträgen und zur Verwaltung von Abwesenheiten bieten. Dies ermöglicht den Mitarbeitern, ihre Urlaubsanträge direkt in der Software zu stellen und den Planern eine bessere Übersicht über die Abwesenheiten zu geben. Die Software sollte automatische Berechnungen von Urlaubsansprüchen und die Integration von Feiertagen ermöglichen.
Berichterstattung und Analysen
Eine gute Software zur Personaleinsatzplanung sollte umfangreiche Berichtsfunktionen bieten. Das umfasst beispielsweise die Erstellung von Arbeitszeitberichten, die Auswertung von Kosten und die Analyse der Planungseffizienz. Durch aussagekräftige Berichte erhältst du Einblicke in die Arbeitszeitdaten und kannst Entscheidungen zur Optimierung der Planung treffen.
Integration mit anderen Systemen
Um eine nahtlose Arbeitsablaufintegration zu gewährleisten, sollte die Software die Möglichkeit bieten, mit anderen Systemen zu integrieren. Dazu gehören beispielsweise Zeiterfassungssysteme, Gehaltsabrechnungssoftware oder HR-Systeme. Die Integration ermöglicht den reibungslosen Datenaustausch zwischen den verschiedenen Systemen und vermeidet doppelte Dateneingabe.
Diese Funktionen sind grundlegend für eine gute Software zur Personaleinsatzplanung. Sie ermöglichen eine effiziente und transparente Planung, erleichtern die Kommunikation mit den Mitarbeitern und bieten umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten.
Was sind die Vorteile einer Dienstplan Software?
Nachfolgend haben wir dir 7 Vorteile einer Dienstplan-Software aufgelistet, an denen du dich orientieren kannst:
1) Dienstplan für alle Mitarbeiter sichtbar
Eines der größten Probleme beim Erstellen eines Dienstplans in Excel ist das Versenden an Mitarbeiter. Oft stellt sich heraus, dass nicht alle Mitarbeiter zu den geplanten Zeiten oder Tagen arbeiten können. Das führt dazu, dass mehrere Versionen des Dienstplans erstellt und verschickt werden – ein Chaos für dich und deine Mitarbeiter. Mit einer Online-Planungssoftware gibt es jedoch immer nur einen maßgebenden Dienstplan, den alle Mitarbeiter direkt sehen können. Das macht die Kommunikation einfacher und erhöht die Effizienz.
2) Überall verfügbar und immer alles im Blick
Hast du genug von schreibgeschützten Excel-Dienstplänen? Excel ist kostenpflichtige Software und nicht jeder Mitarbeiter hat sie. Früher gab es zwar den Excel-Viewer von Microsoft, aber den gibt es nicht mehr. Mit einer guten Online-Software kannst du den Arbeitszeitplan sowohl auf dem Computer als auch über die mobile App anzeigen lassen.
3) Schichten miteinander tauschen
Als Planer möchtest du nicht ständig nach Ersatz für Mitarbeiter suchen, die nicht zu den geplanten Zeiten arbeiten können. Hier kommt das "Tauschprogramm" gerade richtig! Mitarbeiter können untereinander Schichten tauschen, nachdem sie die Genehmigung des Managers erhalten haben. Diese Funktion ist sowohl über die Web-Anwendung als auch über die mobile App verfügbar. Nachdem der Manager den Tausch bestätigt hat, wird die Schicht direkt im Dienstplan geändert. Schluss mit der Zeitverschwendung bei der Ersatzsuche!
4) Mitarbeiter für Schichten einladen
Wenn ein Mitarbeiter krank ist, muss schnell ein Ersatz gefunden werden. Das Finden eines anderen Mitarbeiters ist oft zeitaufwändig, da mehrere Mitarbeiter angerufen werden müssen. Das geht doch viel einfacher und schneller! Du kannst die Option verwenden, um Dienste hervorzuheben, für die noch keine Mitarbeiter eingeteilt wurden. Außerdem kannst du bestimmte Mitarbeiter zu einer Schicht einladen. Diese Mitarbeiter erhalten dann eine E-Mail und eine Push-Benachrichtigung. Der Mitarbeiter, der die Schicht übernehmen möchte und dies als Erster bestätigt, wird automatisch eingeteilt.
5) Einblick in die Verfügbarkeit
Mit einer guten Personalplanungs-Software können Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit direkt über den Computer oder über die mobile App mitteilen. Die Verfügbarkeiten sind sofort sichtbar, sodass du den Dienstplan einfach erstellen kannst. Bei einer Excel-Planung ist die Echtzeit-Steuerung viel schwieriger, was zu unzufriedenen Mitarbeitern führen kann. Wenn die Verfügbarkeit per E-Mail oder WhatsApp eingeht, musst du immer zwischen den verschiedenen Programmen wechseln. Dadurch benötigst du noch mehr Zeit für das Erstellen des Dienstplans. Mit einer Online-Software zur Dienstplanung entdeckst du die moderne und schnelle Art einer Personalplanung.
6) Einblick in die Abwesenheiten
Bei der Aufstellung eines Dienstplans müssen auch die Abwesenheiten von Mitarbeitern berücksichtigt werden, besonders in der Urlaubszeit. In dieser Situation ist es sehr angenehm, wenn die Abwesenheiten direkt im Dienstplan angezeigt werden. Du kannst alle Abwesenheiten zentral verwalten und einsehen – Musik in deinen Ohren.
7) Einblick in die Arbeitskosten
In den Dienstplänen kannst du den Stundenlohn der Mitarbeiter erfassen, sodass die erwarteten Personalkosten sofort sichtbar sind. Das ermöglicht eine regelmäßige und strategische Budgetüberwachung – eine optimale Personaleinsatzplanung.
Indem du deine Dienstplanung mit einer guten Online-Software optimierst, behältst du den Überblick, sparst Zeit und arbeitest effizienter. Die Software bietet Funktionen wie die Sichtbarkeit für alle Mitarbeiter, Schichttausch, Einladungen zu Schichten, Verfügbarkeitsmanagement, Abwesenheitsverwaltung und Kontrolle der Arbeitskosten.
Zeiterfassung und Dienstplanung Software mit Shiftbase
Shiftbase ist eine umfassende Software für Zeiterfassung und Dienstplanung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Arbeitszeit- und Personaleinsatzplanung effizient zu gestalten. Mit Shiftbase kannst du deine Arbeitszeiten einfach erfassen, Dienstpläne erstellen und verwalten sowie wichtige HR-Funktionen durchführen.
Die Zeiterfassungsfunktion von Shiftbase ermöglicht es dir und deinen Mitarbeitern, die Arbeitszeiten unkompliziert zu erfassen. Dies kann über verschiedene Methoden geschehen, wie zum Beispiel über eine Stempeluhr, die Shiftbase-App auf dem Smartphone oder über den webbasierten Zugriff. Die erfassten Zeiten werden automatisch in der Software gespeichert und stehen für die weitere Verarbeitung zur Verfügung.
Mit der Dienstplanungsfunktion von Shiftbase kannst du schnell und einfach Dienstpläne erstellen und verwalten. Die Software bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es dir ermöglicht, Schichten zu erstellen, Mitarbeiter zuzuweisen und Abwesenheiten zu berücksichtigen. Du kannst individuelle Regeln und Anforderungen festlegen und die Dienstpläne flexibel anpassen.
Shiftbase bietet zudem umfangreiche HR-Funktionen, die die Personalverwaltung vereinfachen. Dazu gehören die Verwaltung von Urlauben und Abwesenheiten, die Berechnung von Überstunden, die Personalakte mit allen relevanten Informationen und Dokumenten, sowie umfangreiche Berichtsfunktionen, die dir tiefe Einblicke in die Arbeitszeitdaten und Kosten geben.
Insgesamt bietet Shiftbase eine umfassende Lösung für Zeiterfassung und Dienstplanung, die Unternehmen unterstützt, ihre Arbeitszeiten effizient zu erfassen und den Personaleinsatz optimal zu planen. Mit den vielfältigen Funktionen und Integrationen von Shiftbase kannst du den Arbeitszeitprozess vereinfachen und die Produktivität steigern. Jetzt kostenlosen Test starten!
- Schnelle Erstellung von Dienstplänen
- Einsicht in die Arbeitskosten
- Zugriff von überall über die App
Workforce Management Software von Shiftbase
