SAAS Anwendungen für Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung in Deutschland

SAAS beschreibt die Möglichkeit für Unternehmen, Softwarelösungen zur Personaleinsatzplanung oder Zeiterfassung als Serviceplattform zu nutzen. Dabei wird die benötigte Software über das Internet bereitgestellt und oft auf Technologien des Cloud Computings zurückgegriffen. In diesem Artikel möchten wir dir einen umfassenden Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten geben, die dir zur Verfügung stehen.

SAAS Definition und ihre Funktionen

Die Abkürzung SaaS steht für "Software as a Service". Es handelt sich um ein Bereitstellungsmodell für Software, bei dem Anwendungen über das Internet zur Verfügung gestellt werden. Im Gegensatz zur traditionellen Installation von Software auf lokalen Geräten erfolgt der Zugriff auf SaaS-Anwendungen über den Webbrowser. SaaS bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, insbesondere für Arbeitgeber, die ihre betrieblichen Abläufe optimieren möchten.

Funktionen von SaaS

• Zentrale Bereitstellung und Wartung: Bei SaaS-Anwendungen werden Software und Daten zentral auf Servern des Anbieters gehostet. Dies ermöglicht den Nutzern den einfachen Zugriff von verschiedenen Standorten aus. Der SaaS-Anbieter kümmert sich um die Wartung, Aktualisierung und Sicherung der Software, sodass die Nutzer sich darauf konzentrieren können, ihre Aufgaben zu erledigen.

• Skalierbarkeit und Flexibilität: SaaS bietet Unternehmen die Möglichkeit, die Softwarelösungen entsprechend ihren aktuellen Anforderungen anzupassen. Bei Bedarf können weitere Benutzer hinzugefügt werden, und es können Funktionen erweitert oder reduziert werden. Die Skalierbarkeit ermöglicht es Unternehmen, ihre Softwarekosten besser zu kontrollieren und Ressourcen effizient einzusetzen.

• Kosteneffizienz: Durch das SaaS-Modell entfallen die hohen Anfangsinvestitionen für den Kauf von Softwarelizenzen und die Installation von Infrastruktur. Stattdessen zahlen Unternehmen in der Regel ein Abonnementgebühr basierend auf der Nutzung und den gebuchten Funktionen. Dies führt zu einer verbesserten Kostenkontrolle und -transparenz.

• Benutzerfreundlichkeit: SaaS-Anwendungen zeichnen sich oft durch eine intuitive Benutzeroberfläche aus, die eine einfache Bedienung ermöglicht. Nutzer benötigen keine technischen Fachkenntnisse oder umfangreiche Schulungen, um die Anwendungen zu nutzen. Die Benutzerfreundlichkeit führt zu einer schnellen Einarbeitung und einer höheren Produktivität der Mitarbeiter.

• Aktuelle Softwareversionen: Mit SaaS haben Unternehmen immer Zugriff auf die neuesten Versionen der Software. Der SaaS-Anbieter kümmert sich um die Aktualisierung der Anwendungen, sodass die Nutzer immer mit den aktuellsten Funktionen und Sicherheitspatches arbeiten können.

Warum solltest du dich für SAAS bei der Personaleinsatzplanung und der Zeiterfassung entscheiden?

Viele Mitarbeiter stehen der dezentralen Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung über SAAS sehr kritisch gegenüber. Dabei gibt es viele Vorteile, wenn du so einen Service in deinem Unternehmen nutzt.

Konfigurations- und Infrastrukturkosten sinken

Du musst nicht in teure Software investieren, sondern hast kontrollierbare Kosten für deine SAAS Anwendungen. Du musst die Software auch nicht abschreiben, sondern hast einen regelmäßigen Posten für deine Einsatzplanung und dein Zeiterfassungssystem.

Zugriff von überall

Jeder internetfähige Rechner kann auf deine SAAS Anwendungen zugreifen. Damit ist auch Personaleinsatzplanung und die Erfassung der Arbeitszeiten remote möglich. Auch Mitarbeiter im Außendienst können zur richtigen Zeit auf das System zugreifen und müssen nicht auf Bürotage warten. Dieser Service kann dir unter Umständen sogar Büroraum einsparen.

Schnelle Implementierung

Wenn du dir eine interne Software installieren lässt, fällt eine bestimmte Zeit für die Installation, die Implementierung und Vernetzung an. Diese Zeit kannst du dir mit SAAS Anwendungen sparen. Die Einrichtung ist im Handumdrehen erledigt und schon können alle, die berechtigt sind, damit arbeiten.

Schnelle Skalierung

Der Zugriff wird meistens pro Arbeitsplatz und Monat berechnet. Du kannst das Abo also mit wenigen Klicks erweitern. Wenn du dann einen gesteigerten Bedarf hast, kannst du diesen binnen Monatsfrist umsetzen. Das ist für dich nicht nur mit besserer Skalierbarkeit, sondern auch mit erhöhtem Komfort verbunden.

Zeitnahe Updates

Dadurch, dass die Software as a Service läuft, musst du dich nicht um die notwendigen Updates deiner Einsatzplanung oder Zeiterfassung kümmern. Solange die Lizenz gültig ist, kümmert sich der Betreiber um Updates – monatlich oder sogar wöchentlich. Das ist ein erhöhter Komfort im SAAS Modell.

Einfache Optimierung

Aufgrund des Kundenfeedbacks kümmert sich der Betreiber darum, dass häufig angefragte Features zeitnah umgesetzt werden. Damit wird deinen IT Mitarbeitern eine Menge Arbeit abgenommen.

Sicherheit

Der Betreiber sorgt dezentral für die Sicherheit all seiner Kunden. Auch das ist wieder ein Punkt, für den deine Mitarbeiter nicht aufkommen müssen.

Was ist ISO 27001 im Zusammenhang mit SAAS?

Technisch gesehen stellt ISO 27001 einen Standard dar, nach dem beispielsweise Betreiber einer SAAS die Sicherheitsrisiken im Rahmen einer Informationsanwendung beurteilen und behandeln müssen. In der Praxis heißt das für dich: Wenn du deine Personaleinsatzplanung oder deine Zeiterfassung in einer SAAS Anwendung umsetzt, möchtest du dich darauf verlassen können, dass die Daten, die dort erfasst sind, auch sicher behandelt werden.

Wir bei Shiftbase arbeiten nach genau diesen Maßgaben, so dass du dir sicher sein kannst, dass deine Daten bei uns gut geschützt sind. Denn wenn ein Betrieb nach ISO 27001 zertifiziert ist, bedeutet das auch, dass er entsprechende Sicherheitsmaßnahmen in die SAAS Anwendungen implementieren muss, die beispielsweise einen unbefugten Zugriff verhindern.

Was kannst du tun, wenn deine Personaleinsatzplanung und deine Zeiterfassung private Daten enthält?

Es liegt in der Natur der Sache, dass sowohl eine Personaleinsatzplanung als auch eine Zeiterfassung private Daten enthält. Schließlich sind diese beiden Aspekte eng mit den Personaldaten an sich verbunden und diese müssen ebenso natürlich auch geschützt werden.

Der Datenschutz ist in Deutschland streng geregelt. Wir von Shiftbase sorgen mit der Einhaltung von Normen wie ISO 27001 dafür, dass deine Daten optimal geschützt sind. Da solche Systeme aber immer cloudbasiert arbeiten, liegt es auch bei dir, die Daten zu schützen.

Wie kannst du das konkret tun?

Sorge dafür, dass nur wirklich befugte Personen Zugang zu deiner SAAS haben. Die Personaleinsatzplanung sollte ausschließlich von der HR Abteilung bedient werden. Andere dürfen lediglich Lesezugang haben.

Die Zugangsdaten zu deiner SAAS solltest du nicht nur sicher anlegen, sondern auch sicher verwahren. Speichere sie nur auf solchen Medien, die nicht frei zugänglich sind.

Die Zeiterfassung wird zwar von allen Mitarbeitern genutzt. Sie müssen diese aber weder bearbeiten noch Verwaltungszugriff haben.

Vorteile von SAAS Software in der Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung

Neben der inhaltlichen Komponente liegen deine Vorteile, wenn du deine Personaleinsatzplanung und die Erfassung der Arbeitszeiten in einer dezentralen Softwarelösung umsetzt, vor allen Dingen im technischen und kostenrelevanten Bereich.

• Technik: Deine IT hat die Hände frei und muss sich nicht um das Funktionieren der Infrastruktur von Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung kümmern. Die Installation und Implementierung erfolgt innerhalb kürzester Zeit. Viele Kunden berichten sehr dankbar, dass sie viele Wochen Arbeit einsparen konnten. Die IT Abteilung, die neben der Software auch die sonstige IT Infrastruktur im Unternehmen instand halten muss, braucht naturgemäß viel Zeit, um alle Wünsche und Ansprüche des Unternehmens umzusetzen. In dieser Zeit müssen Personalplanung, Einsatzplanung und Schichtplanung anderweitig oder auf dem alten System durchgeführt werden. Später werden die vorhandenen Daten immigriert.
  Wenn du dich für eine Cloud Computing Lösung entscheidest, werden die Daten vom Betreiber zügig und unter Einhaltung der gebotenen Sicherheitsvorkehrungen eingefügt. Das System wird direkt ein Bestandteil der vorhandenen Ressourcen.

• Kosten: Die Preise für Kaufversionen einer Software sind oft erheblich und gerade, wenn es um sicherheitsrelevante Anwendungen wie die Personaleinsatzplanung und die Zeiterfassung geht, handelt es sich schnell um immense Beträge. Hinzu kommen Kosten für Wartung und notwendige Updates. All diese Kosten kannst du dir dank einer modernen SAAS Lösung sparen.

• Benutzerfreundlichkeit: SAAS Lösungen im Bereich PEP und Zeiterfassung erinnert die meisten Menschen an eine Webanwendung mit der intuitiv bedienbaren Oberfläche. Nach einer kurzen Einweisung weiß dein Personal, wie es mit der Personalplanung umzugehen hat. Auch die Zeiterfassung wird durch diesen Service zum Kinderspiel.

SAAS Lösungen

In der modernen Arbeitswelt sind SAAS-Lösungen für die Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen geworden. Diese Lösungen bieten zahlreiche Vorteile und ermöglichen es Unternehmen, ihre Mitarbeiter effizient zu verwalten und die Arbeitszeit präzise zu erfassen. Im Folgenden werden einige wichtige SAAS-Lösungen in der Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung vorgestellt:

SAAS-basierte Personaleinsatzplanung: Diese SAAS-Lösungen bieten Unternehmen eine zentrale Plattform zur effektiven Planung des Personaleinsatzes. Sie ermöglichen es den Verantwortlichen, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu überprüfen, Arbeitspläne zu erstellen, Schichtzeiten zuzuweisen und Urlaubsanträge zu verwalten. Mit einer SAAS-basierten Personaleinsatzplanung können Unternehmen sicherstellen, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.

SAAS-basierte Zeiterfassung: SAAS-Lösungen zur Zeiterfassung ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten genau zu erfassen. Dies kann über verschiedene Methoden erfolgen, wie z. B. das Ein- und Auschecken über Terminals, mobile Apps oder webbasierte Eingabemasken. Die SAAS-Lösungen erfassen die Arbeitszeiten, berechnen Überstunden, verwalten Pausenzeiten und generieren genaue Berichte zur Arbeitszeit. Dadurch wird die Abrechnung erleichtert und eine korrekte Erfassung der Arbeitszeit gewährleistet.

SAAS-basierte Mitarbeiterkommunikation: Diese SAAS-Lösungen bieten Unternehmen eine Plattform für die effiziente Kommunikation mit ihren Mitarbeitern. Sie ermöglichen die Bereitstellung wichtiger Informationen wie Schichtpläne, Änderungen im Arbeitsplan, Urlaubsankündigungen und Unternehmensnachrichten. Durch den Einsatz einer SAAS-basierten Mitarbeiterkommunikation können Unternehmen die interne Kommunikation verbessern, Missverständnisse reduzieren und eine transparente Kommunikation mit den Mitarbeitern gewährleisten.

SAAS-basierte Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung: Diese SAAS-Lösungen helfen Unternehmen bei der effizienten Verwaltung von Urlaubsanträgen und Abwesenheiten der Mitarbeiter. Mitarbeiter können ihre Urlaubsanträge über die Plattform einreichen, und die Verantwortlichen können sie genehmigen oder ablehnen. Die SAAS-Lösungen verwalten den Urlaubsstand der Mitarbeiter, generieren genaue Abwesenheitsberichte und ermöglichen eine optimale Planung des Personaleinsatzes unter Berücksichtigung von Urlaubszeiten.

SAAS-basierte Berichterstattung und Analyse: Diese SAAS-Lösungen bieten umfangreiche Berichterstattungs- und Analysefunktionen für die Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung. Unternehmen können detaillierte Berichte über Arbeitszeiten, Überstunden, Abwesenheiten und andere relevante Daten generieren. Diese Berichte liefern wertvolle Einblicke, um die Arbeitsprozesse zu optimieren, Engpässe zu identifizieren und die Effizienz des Personaleinsatzes zu verbessern.

Durch den Einsatz von SAAS-Lösungen in der Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung können Unternehmen Zeit sparen, die Genauigkeit der Daten verbessern und effektivere Arbeitsabläufe erreichen. Es ist ratsam, die spezifischen Anforderungen und Funktionen der SAAS-Lösungen zu berücksichtigen und diejenigen auszuwählen, die am besten zu den Bedürfnissen des Unternehmens passen.

Abschluss

Wir von Shiftbase haben uns auf SAAS Systeme im Bereich HR, sprich Arbeitszeiterfassung und PEP (Personaleinsatzplanung) spezialisiert. Mit unserem Service bieten wir dir alles, was dazu gehört, um deine Daten zu sichern, zu verarbeiten und Systeme zu installieren, mit denen du und deine Mitarbeiter intuitiv arbeiten können.

Gerne bieten wir dir eine kostenlose Demoversion an. Wir unterstützen dich bei der Einrichtung und der Implementierung in deine eigenen Systeme. Und natürlich sind wir auch für aufkommende Fragen dein kompetenter Ansprechpartner.