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Verfasst von: Diana Tran
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Letzte Aktualisierung: 29 August 2024
Die Personaleinsatzplanung ist eine wesentliche Managementaufgabe, die Auswirkungen auf den gesamten Betrieb und die Mitarbeiterzufriedenheit hat. Sie entscheidet nicht nur über den operativen Ablauf, sondern spielt auch eine entscheidende Rolle bei der Bindung und Motivation der Mitarbeiter.
Mitarbeiter, die das Gefühl haben, dass ihre Arbeitszeiten fair und nachvollziehbar geregelt sind, fühlen sich wertgeschätzt. Sie haben das Gefühl, dass das Unternehmen ihre Bedürfnisse respektiert und das führt zu einer stärkeren Bindung. Mitarbeiter, die sich gebunden fühlen, sind engagierter, produktiver und bleiben dem Unternehmen länger treu. Kurz gesagt: Das Employee Experience Management ist inzwischen ein wichtiger Teil der HR.
Was ist eigentlich die Employee Experience?
Die Employee Experience, oder auf Deutsch »Mitarbeitererfahrung«, umfasst die gesamten Erfahrungen, Eindrücke und Emotionen, die ein Mitarbeiter während seiner gesamten Zeit im Unternehmen sammelt. Sie beginnt bereits mit dem Bewerbungsprozess, setzt sich fort über die Onboarding-Phase, den eigentlichen Arbeitsalltag und schließt auch das eventuelle Ausscheiden aus dem Unternehmen ein.
Die Employee Experience ist nicht nur auf direkte Arbeitsprozesse beschränkt. Sie umfasst viele verschiedene Aspekte des Arbeitslebens, darunter:
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Arbeitsumfeld: Dazu zählt sowohl die physische Arbeitsumgebung (wie zum Beispiel Büroausstattung, Lärmbelästigung oder Sauberkeit), als auch die technische Infrastruktur (zum Beispiel die eingesetzte Software oder Hardware) und das soziale Umfeld (wie zum Beispiel das Verhältnis zu Kollegen und Vorgesetzten).
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Arbeitsorganisation und -prozesse: Hier geht es um Aspekte wie Arbeitszeiten, Arbeitsbelastung, Prozessgestaltung und -effizienz, Autonomie und Flexibilität im Job.
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Unternehmenskultur: Dies beinhaltet die Werte, Normen und Überzeugungen, die in einem Unternehmen gelebt werden. Hierzu zählen auch solche Dinge wie die Anerkennung von Leistung, die Förderung von Vielfalt und Inklusion oder das Bestehen von Möglichkeiten zur beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung.
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Führung und Management: Die Qualität der Führungskräfte und ihre Führungsstile spielen eine große Rolle in der Employee Experience. Gute Führungskräfte können die Motivation, das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern.
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Vergütung und Zusatzleistungen: Das Gehalt und andere Vergütungsformen (zum Beispiel Bonuszahlungen) sind ein wichtiger Aspekt der Employee Experience. Aber auch Zusatzleistungen, wie zum Beispiel betriebliche Altersvorsorge, Gesundheitsleistungen oder Mitarbeiterangebote können einen Einfluss auf die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter haben.
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Work-Life-Balance: Dies umfasst die Möglichkeit, Job und Privatleben gut miteinander vereinbaren zu können. Aspekte hierbei können flexible Arbeitszeiten, Möglichkeiten für Home-Office oder auch die Unterstützung von Familienpflichten durch das Unternehmen sein.
Eine positive Employee Experience kann dazu beitragen, dass Mitarbeiter motivierter, produktiver und loyaler sind. Unternehmen, die auf eine gute Employee Experience achten, können daher oft bessere Geschäftsergebnisse erzielen und haben einen Wettbewerbsvorteil bei der Anwerbung und Bindung von Talenten.
Wie hat sich der Bereich der Personaleinsatzplanung im Lauf der Zeit verändert?
Die Welt der Arbeit hat sich in den letzten Jahrzehnten dramatisch verändert und diese Veränderungen haben auch tiefgreifende Auswirkungen auf den Bereich der Personaleinsatzplanung gehabt.
Früher galt die Einsatzplanung oft als reine Verwaltungsaufgabe, die sich hauptsächlich darum kümmerte, dass genug Personal zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. Die Schwerpunkte lagen auf Effizienz und Kostenkontrolle, während Faktoren wie Mitarbeiterzufriedenheit und Work-Life-Balance oft wenig Beachtung fanden.
In der modernen Arbeitswelt hat sich dieser Ansatz jedoch grundlegend gewandelt. Heute gilt die Personaleinsatzplanung als strategischer Prozess, der einen wesentlichen Einfluss auf die Mitarbeitererfahrung und somit auch auf die Leistungsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens hat. Die Mitarbeiter sind nicht mehr nur Ressourcen, die effizient eingesetzt werden müssen, sondern individuelle Personen mit eigenen Bedürfnissen und Erwartungen. Dabei geht es darum, die Mitarbeitenden als Bestandteil deiner Ziele zu betrachten.
Die Gründe für diese Entwicklung sind vielfältig:
1. Wandel der Arbeitswelt
Trends wie die Digitalisierung, die Globalisierung oder der demografische Wandel haben die Arbeitswelt komplexer und dynamischer gemacht. Arbeitszeiten und -orte werden immer flexibler und die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen zunehmend. Diese Veränderungen erfordern eine flexiblere und individuellere Personaleinsatzplanung.
2. Mitarbeitererwartungen
Die Erwartungen der Mitarbeiter an ihre Arbeit haben sich gewandelt. Sie wünschen sich mehr Autonomie, Flexibilität und Work-Life-Balance. Eine gute Personaleinsatzplanung, die diese Bedürfnisse berücksichtigt, kann dazu beitragen, diese Erwartungen zu erfüllen und die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit zu erhöhen.
3. War for Talents
In vielen Branchen herrscht ein intensiver Wettbewerb um die besten Talente. Unternehmen, die in der Lage sind, eine positive Mitarbeitererfahrung zu bieten, haben hier einen entscheidenden Vorteil. Eine gute Personaleinsatzplanung kann ein wichtiger Faktor für die Attraktivität eines Unternehmens als Arbeitgeber sein.
Diese Entwicklungen zeigen, dass die Personaleinsatzplanung heute eine wesentlich wichtigere Rolle spielt als noch vor einigen Jahren. Sie ist zu einem Schlüsselprozess für die Gestaltung der Employee Experience und damit für den Erfolg eines Unternehmens geworden. In der HR hast du inzwischen nicht nur Personalplanung und Personaleinsatzplanung zu managen, sondern auch den Employee Life Cycle positiv zu begleiten. Was für den Vertrieb also die Customer Experience ist, sind für dich in der HR die Mitarbeitermotivation und das Employee Experience Management.
Die Auswirkung der Personaleinsatzplanung auf die Employee Experience
Die Employee Experience, also die Erfahrung des Mitarbeiters am Arbeitsplatz, kann stark durch die Personaleinsatzplanung beeinflusst werden. Unzufriedenheit entsteht oft durch unklare oder chaotische Arbeitspläne. Eine effiziente Planung, die auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt, kann jedoch zur Zufriedenheit und somit zur Verbesserung der Employee Experience beitragen.
Dabei könntest du an die folgenden Punkte denken:
1. Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben
Eine der größten Herausforderungen für Arbeitnehmer ist die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben. Ein unausgeglichenes Verhältnis kann zu Stress und Unzufriedenheit führen, was sich negativ auf die Arbeitsleistung und letztlich auch auf die Mitarbeiterbindung auswirkt. Hier spielt die Personaleinsatzplanung eine entscheidende Rolle. Sie sollte so gestaltet sein, dass sie Flexibilität ermöglicht. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten innerhalb eines gewissen Rahmens selbst festlegen können, um Beruf und Privatleben besser zu vereinbaren.
2. Fairness
Fairness in der Personaleinsatzplanung bedeutet, dass alle Mitarbeiter gleich behandelt werden. Das heißt, dass Schichten, Wochenenden und Feiertage gerecht verteilt werden. Die Arbeitsbelastung sollte ausgeglichen sein und Überstunden sollten, sofern sie anfallen, zeitnah kompensiert werden. Mitarbeiter, die das Gefühl haben, fair behandelt zu werden, sind in der Regel zufriedener, motivierter und produktiver. Sie fühlen sich wertgeschätzt und binden sich stärker an ihr Unternehmen.
3. Transparenz
Die Transparenz in der Personaleinsatzplanung ist ein weiterer entscheidender Faktor für die Employee Experience. Mitarbeiter sollten jederzeit Zugang zu ihrem aktuellen Dienstplan haben und über alle Änderungen rechtzeitig informiert werden. Darüber hinaus sollten die Kriterien, nach denen die Personaleinsatzplanung erfolgt, klar kommuniziert werden. Das kann beispielsweise durch digitale Tools geschehen, die nicht nur den Zugriff auf den Dienstplan ermöglichen, sondern auch den Dialog und das Feedback zwischen Mitarbeitern und Management fördern. Mitarbeiter, die sich in den Prozess eingebunden fühlen, entwickeln ein höheres Maß an Vertrauen und Zufriedenheit.
4. Berücksichtigung individueller Bedürfnisse
Jeder Mitarbeiter ist einzigartig und hat unterschiedliche Bedürfnisse und Vorlieben. Einige bevorzugen vielleicht Frühschichten, während andere lieber später arbeiten. Einige brauchen vielleicht einen festen, vorhersehbaren Zeitplan, während andere mehr Flexibilität bevorzugen. Eine gute Personaleinsatzplanung sollte versuchen, diese individuellen Bedürfnisse zu berücksichtigen. Mitarbeiter, die das Gefühl haben, dass ihre persönlichen Bedürfnisse und Vorlieben berücksichtigt werden, fühlen sich wertgeschätzt und binden sich stärker an ihr Unternehmen.
All das zeigt, dass die Personaleinsatzplanung weit mehr ist als nur eine organisatorische Aufgabe. Sie ist ein wichtiges Werkzeug, um die Employee Experience zu verbessern, und somit auch ein wesentlicher Faktor für die Mitarbeiterbindung und den Unternehmenserfolg. Du kannst durch eine gute Einsatzplanung also nicht nur deine eigenen Ziele erreichen und eine gute Arbeitsatmosphäre erschaffen, du kannst auch die Ziele deiner Mitarbeitenden umsetzen. Lege zunächst die Definition fest, welche Ziele du erreichen willst und dann, wie du sie umsetzt.
Tipps zur Verbesserung deiner Personaleinsatzplanung
Eine effektive Personaleinsatzplanung berücksichtigt nicht nur die betrieblichen Anforderungen, sondern auch die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeiter. Hier sind einige Tipps zur Verbesserung:
Nutze Technologie: Im Zeitalter der Digitalisierung gibt es eine Vielzahl von Tools, die die Personaleinsatzplanung erleichtern können. Solche Tools können es ermöglichen, Schichten effizienter zu planen, Urlaubsanträge zu verwalten, Überstunden zu tracken oder auch Schichttausch-Anfragen zu organisieren. Darüber hinaus kann der Einsatz solcher Technologien auch zur Transparenz der Prozesse beitragen, da die Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf ihre Arbeitspläne haben und Änderungen in Echtzeit verfolgen können. Bei der Einführung solcher Technologien sollte jedoch darauf geachtet werden, dass sie benutzerfreundlich sind und dass die Mitarbeitenden entsprechend geschult werden.
Kommuniziere offen: Offene Kommunikation ist ein Schlüsselelement in jeder Form des Managements, und die Personaleinsatzplanung ist keine Ausnahme. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, Feedback zu geben und ihre Präferenzen auszudrücken. Ebenso wichtig ist es, dass das Management offen und klar kommuniziert, nach welchen Kriterien die Personaleinsatzplanung erfolgt. Dies kann Missverständnisse vermeiden und das Vertrauen der Mitarbeitenden in das Unternehmen stärken.
Biete Flexibilität: In der heutigen Arbeitswelt ist Flexibilität ein entscheidender Faktor für die Mitarbeiterzufriedenheit. Eine flexible Personaleinsatzplanung kann bedeuten, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten innerhalb eines bestimmten Rahmens selbst festlegen können, dass sie die Möglichkeit haben, Schichten zu tauschen, oder dass sie bei Bedarf auch von zu Hause aus arbeiten können. Es ist jedoch wichtig, hier die Balance zu halten: zu viel Flexibilität kann zu Chaos führen, während zu wenig Flexibilität die Mitarbeiter unzufrieden machen kann.
Berücksichtige Arbeitsspitzen und -tiefs: Jedes Unternehmen hat bestimmte Zeiten, in denen mehr oder weniger Personal benötigt wird. Bei der Planung sollte berücksichtigt werden, dass genügend Personal für die Spitzenzeiten zur Verfügung steht, ohne dass die Mitarbeitenden überlastet werden. Gleichzeitig sollte darauf geachtet werden, dass in den ruhigeren Zeiten nicht zu viele Mitarbeiter eingesetzt werden.
Achte auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter: Eine gute Personaleinsatzplanung sollte auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter berücksichtigen. Das bedeutet, dass ausreichende Pausen und Erholungszeiten eingeplant werden sollten und dass Überstunden nur in Ausnahmefällen anfallen sollten.
Diese Tipps können helfen, die Personaleinsatzplanung zu verbessern und damit nicht nur die Produktivität und Effizienz des Unternehmens zu steigern, sondern auch die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeiter zu erhöhen.
Fallstudie: Verbesserte Employee Experience durch eine veränderte Personaleinsatzplanung
Ein gutes Beispiel dafür, wie eine veränderte Personaleinsatzplanung die Employee Experience massiv verbessern kann, ist das Technologieunternehmen Buffer. Dieses Unternehmen hat erkannt, dass eine flexible und transparente Personaleinsatzplanung zu einer besseren Mitarbeiterbindung führen kann. Sie haben also eine hervorragende Employee Experience Strategie entwickelt und diese im Rahmen der Personalplanung umgesetzt.
Buffer führte eine 4-Tage-Woche ein und gab seinen Mitarbeitern die Freiheit, ihre Arbeitszeiten selbst zu gestalten. Zudem nutzte das Unternehmen Technologien, um einen transparenten Planungsprozess zu gewährleisten.
Die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung stiegen an, da die Mitarbeiter das Gefühl hatten, dass ihre Bedürfnisse respektiert und berücksichtigt wurden. Diese positive Veränderung der Employee Experience führte zu einer höheren Produktivität und geringeren Fluktuationsraten.
Eine sorgfältige und durchdachte Personaleinsatzplanung kann die Employee Experience erheblich verbessern und somit zu einer besseren Mitarbeiterbindung führen. Mit dem richtigen Mix aus Flexibilität, Fairness und Transparenz kann die Zufriedenheit der Mitarbeiter gesteigert und so der Erfolg des Unternehmens langfristig gesichert werden.
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