Kleinunternehmerregelung beantragen: Wichtige Hinweise und Voraussetzungen

Wenn du aktuell ein Unternehmen gründest, aber gerade zu Anfang noch nicht so viele Umsätze machst, könnte sich für dich die sogenannte Kleinunternehmerregelung lohnen. Diese bringt dir vor allen Dingen bürokratische Vorteile. Allerdings kannst du als Kleinunternehmer auch nichts absetzen, denn du kannst deine Rechnungen nur ohne ausgewiesene Umsatzsteuer abgeben. Auch eine Umsatzsteuer Identifikationsnummer bekommst du dann nicht zugewiesen. Wir möchten dir in diesem Artikel einmal die wesentlichen Regelungen für Kleinunternehmer nahebringen.

Für wen gilt die Kleinunternehmerregelung?

Mit einer Start-up Gründung fällst du nicht automatisch unter die Kleinunternehmerregelung. Dafür gibt es bestimmte Grenzen im Umsatz, die du einhalten musst:

Dazu sollte dir bewusst sein, dass du die Kleinunternehmerregelung vor allen Dingen vor dem Finanzamt begründen musst. Das wichtigste Kriterium ist in diesem Zusammenhang dein Umsatz, und zwar sowohl der geplante als auch der tatsächlich erreichte:

• vorausgegangenes Kalenderjahr: maximal 22.000 Euro (früher 17.500 Euro) Umsatz
• im laufenden Jahr: maximal 50.000 Euro Umsatz

Um den Kleinunternehmer Status für dich geltend zu machen, sind diese Umsatzgrenzen tatsächlich genau einzuhalten. Das bedeutet natürlich nicht, dass du in den ersten beiden Jahren deiner Geschäftstätigkeit vorsichtig sein solltest und möglichst wenig Umsatz fahren solltest. Im Gegenteil: Falls dein Umsatz zu Beginn noch nicht so toll aussieht, sollst du durch die Anwendung der Kleinunternehmerregelung die Möglichkeit haben, mit etwas weniger Aufwand auszukommen.

Die Umsatzgrenze von 22.000 Euro bezieht sich dabei auf das volle Kalenderjahr. Wenn du beispielsweise erst im laufenden Jahr mit deinem Betrieb begonnen hast, musst du die Verdienstobergrenze entsprechend herunterbrechen. Beachte außerdem unbedingt, dass es sich um den Umsatz, nicht etwa um den Gewinn handelt. Denn beim Gewinn ziehst du von deinem Umsatz ja noch diverse Posten ab.

Kleinunternehmerregelung Grenze

Die Kleinunternehmerregelung ist an bestimmte Umsatzgrenzen gebunden, die du nicht überschreiten darfst, um von dieser Regelung profitieren zu können. Diese Grenzen sind klar definiert und spielen eine entscheidende Rolle bei der Entscheidung, ob du als Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG gelten kannst. Hier sind die wesentlichen Umsatzgrenzen im Detail:

Umsatz im Vorjahr: Ein entscheidendes Kriterium ist dein Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres. Dieser darf 22.000 Euro nicht überschritten haben. Hierbei handelt es sich um den Nettoumsatz, also die Einnahmen ohne Umsatzsteuer.

Umsatz im laufenden Jahr: Für das laufende Geschäftsjahr darf deine Umsatzprognose 50.000 Euro nicht überschreiten. Diese Grenze ist eine Schätzung, die du zu Beginn des Jahres abgibst.

Änderung der Umsatzgrenzen: Es ist wichtig zu beachten, dass die Umsatzgrenzen gesetzlich festgelegt sind und sich ändern können. Daher ist es ratsam, regelmäßig die aktuellen gesetzlichen Regelungen zu prüfen.

Überschreiten der Umsatzgrenze: Überschreitest du im Laufe des Kalenderjahres die Umsatzgrenze von 50.000 Euro, musst du ab dem Zeitpunkt der Überschreitung Umsatzsteuer abführen und kannst die Kleinunternehmerregelung im darauffolgenden Jahr nicht mehr in Anspruch nehmen.

Sonderfälle: Bei der Gründung eines Unternehmens im laufenden Jahr wird für die Ermittlung der Umsatzgrenze das gesamte Kalenderjahr hochgerechnet, auch wenn das Unternehmen nur einen Teil des Jahres aktiv war.

Die Einhaltung dieser Umsatzgrenzen ist zwingend erforderlich, um die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen zu können. Werden die Grenzen überschritten, musst du zur Regelbesteuerung übergehen und Umsatzsteuer abführen.

Die Kleinunternehmerregelung bietet somit eine erhebliche steuerliche Erleichterung, jedoch nur für Unternehmer, deren Umsätze die gesetzlich festgelegten Grenzen nicht überschreiten. Es ist daher essenziell, diese Grenzen genau im Blick zu behalten und bei der Planung des Geschäftsjahres zu berücksichtigen.

Sonderfall von der Umsatzsteuer befreite Einnahmen

Es gibt in der Tat einige Umsätze, die nicht in die Kleinunternehmerregelung eingerechnet werden. So könnten beispielsweise Ärzte, die eine gut gehende Praxis betreiben, dennoch mit einem kleinen Webshop die Kleinunternehmerregelung für sich in Anspruch nehmen.

Denn ärztliche Heilbehandlungen, Handel mit menschlichen Organen, Vermietung und Verpachtung von Grundstücken, Leistungen von Bausparkassen- und Versicherungsvertretern und Versicherungsmaklern, Angebote allgemeinbildender oder berufsbildender Schulen oder Leistungen selbstständiger Lehrkräfte an solchen Einrichtungen sind tatsächlich von der Umsatzsteuer befreit.

Deine Umsätze sind außerdem nicht wirklich von der Umsatzsteuer befreit. Die Vereinfachungsregelung durch das Finanzamt erhebt lediglich bei Unterschreiten der Kleinunternehmer Umsatzgrenze diese Umsatzsteuer nicht.

Solltest du die Kleinunternehmerregelung beantragen?

Du bist zur Anwendung der Kleinunternehmerregelung nicht verpflichtet. Du kannst es dir selbst überlegen, ob du es willst oder nicht. Wir stellen dir an dieser Stelle die wichtigsten Pros und Kontras der Regelung vor:

Pro Kleinunternehmerregelung

Du hast es deutlich leichter. Denn die Vereinfachungsregelung besagt, dass du nicht in Brutto und Netto rechnen musst. Das verschafft dir auch Kunden gegenüber einen Vorteil, denn du musst die Umsatzsteuer ja nicht separat draufrechnen. Stattdessen kannst du einfach einen günstigeren Preis als der Mitbewerber anbieten und hast dadurch einen klaren Vorteil. Dadurch, dass du keine Umsatzsteuervoranmeldung durchführen musst, musst du auch selbst die Umsatzsteuer nicht abführen. Diesen Vorteil kannst du aber nur im Privatkundengeschäft ausspielen. Denn wenn du mit anderen Unternehmen interagierst, werden sie die nicht ausgewiesene Umsatzsteuer eher bemängeln, denn dann können auch sie nichts von deiner Rechnung absetzen.

Kontra Kleinunternehmerregelung

Natürlich möchtest du nicht auf Dauer unterhalb der Umsatzgrenze von 22.000 Euro für das Vorjahr oder unterhalb der Umsatzgrenze von 50.000 Euro für das aktuelle Jahr bleiben.

Deshalb wirst du früher oder später zur Regelbesteuerung übergehen müssen und was du bisher als Preis Vorteil gegenüber deinen Privatkunden ausgespielt hast, musst du dann wieder aufschlagen und diese für Privatkunden gefühlte Preissteigerung musst du durchsetzen können. Falls das nicht der Fall ist, wirst du Nachteile bei deinen Gewinnen hinnehmen müssen.

Dein Image als Unternehmer gegenüber anderen Unternehmen ist immer das eines "kleinen Fischs" – oft kommt bei einer Rechnung ohne ausgewiesene Umsatzsteuer durch die Kleinunternehmerregelung, die ja auch noch separat ausgewiesen werden muss, der Eindruck auf, du bist gar kein richtiger Profi. Der Kleinunternehmer Status hinterlässt bei manch anderem Unternehmer das Gefühl, du meinst es gar nicht ernst mit deinem Geschäft.

Da du im Rahmen der Kleinunternehmerregelung die Umsatzsteuer nicht ausweisen darfst, kannst du aber auch selbst keinen Vorsteuerabzug in Anwendung bringen.

Du kannst selbst nichts absetzen, wie es andere Unternehmer können. Mit der Kleinunternehmerregelung kannst du also auch deine Anfangsinvestitionen nicht absetzen, was wiederum deine Betriebsausgaben heraufsetzt. Hier sieht das Finanzamt auch genau hin, denn wer keine Umsatzsteuer ausweist, soll im Gegenzug, so sagt es §19 Umsatzsteuergesetz, auch nichts gegenrechnen können.

Kleinunternehmerregelung beantragen: So geht’s Schritt für Schritt

Um die Vorteile der Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen zu können, muss diese beim Finanzamt beantragt werden. Das ist allerdings weniger kompliziert, als es vielleicht klingen mag. Hier sind die Schritte, die du befolgen musst:

Steuerliche Erfassung:
Zunächst musst du deinen Betrieb beim Finanzamt anmelden. Dies erfolgt mittels des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung. In diesem Dokument kannst du angeben, dass du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchtest.

Umsatzgrenze beachten:
Bevor du den Antrag stellst, stelle sicher, dass dein Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro betragen hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht überschreiten wird.

Kein gesonderter Antrag:
Interessanterweise ist für die Kleinunternehmerregelung kein gesonderter Antrag erforderlich. Stattdessen erklärst du dich durch die Angabe im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung automatisch dazu bereit, die Regelungen des § 19 UStG zu befolgen.

Steuererklärung einreichen:
Obwohl du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer abführst, bist du dennoch dazu verpflichtet, eine jährliche Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt einzureichen. In dieser erklärst du deine Umsätze und weist nach, dass du die Grenzen für die Kleinunternehmerregelung nicht überschritten hast.

Regelmäßige Überprüfung der Umsatzgrenzen:
Es ist wichtig, dass du deine Umsätze im Auge behältst. Überschreitest du die Umsatzgrenzen, musst du dies dem Finanzamt melden und zur Regelbesteuerung übergehen.

💡Tipp: Die Kleinunternehmerregelung ist ein Privileg, kein Recht. Das Finanzamt kann die Anwendung dieser Regelung ablehnen, wenn der Verdacht besteht, dass sie nur zur Umgehung der Umsatzsteuer genutzt wird. Es ist also wichtig, alle Angaben wahrheitsgemäß und vollständig zu machen.

Die Beantragung der Kleinunternehmerregelung ist also in erster Linie eine Erklärung gegenüber dem Finanzamt, dass du die Voraussetzungen erfüllst und die damit verbundenen Pflichten akzeptierst. Es ist eine einfache Möglichkeit, deine steuerlichen Pflichten als Unternehmer zu reduzieren, aber sie erfordert auch Sorgfalt und Verantwortung.

Kleinunternehmerregelung und die Steuererklärung: Was du wissen musst

Wenn du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst, unterliegst du besonderen steuerlichen Regelungen. Das betrifft auch deine Steuererklärung. Hier erfährst du, was du in Bezug auf die Steuererklärung als Kleinunternehmer beachten musst:

Umsatzsteuererklärung

Auch wenn du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer abführst, bist du dazu verpflichtet, jährlich eine Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt einzureichen. In dieser Erklärung weist du deine Umsätze nach und belegst, dass du die Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung nicht überschritten hast.

Einkommensteuererklärung

Als Kleinunternehmer musst du ebenfalls eine Einkommensteuererklärung abgeben. Hierbei gibst du die Einnahmen aus deinem Gewerbe in der Anlage G (Einkünfte aus Gewerbebetrieb) oder in der Anlage S (Einkünfte aus selbstständiger Arbeit) an.

Kein Vorsteuerabzug

Da du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer erhebst, kannst du auch keine Vorsteuer abziehen. Das bedeutet, dass du die Umsatzsteuer, die in deinen Einkaufsrechnungen ausgewiesen ist, nicht vom Finanzamt zurückfordern kannst.

Buchführung und Belege

Obwohl die Buchführungspflichten für Kleinunternehmer erleichtert sind, musst du dennoch alle Geschäftsvorfälle aufzeichnen und Belege sorgfältig aufbewahren. Diese Unterlagen sind wichtig für die Erstellung deiner Steuererklärung.

Gewinnermittlung

Für Kleinunternehmer ist es in der Regel ausreichend, eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu erstellen, um den Gewinn zu ermitteln. Diese EÜR ist ebenfalls Bestandteil der Steuererklärung.

Fristen Beachten

Die Abgabefrist für die Steuererklärungen ist in der Regel der 31. Juli des Folgejahres. Bei Abgabe durch einen Steuerberater verlängert sich die Frist bis zum 28./29. Februar des übernächsten Jahres.

💡Tipp: Es ist ratsam, einen Steuerberater zu konsultieren, der dich bei der Erstellung der Steuererklärung unterstützt und dafür sorgt, dass alle Angaben korrekt und fristgerecht beim Finanzamt eingehen.

Die Kleinunternehmerregelung erleichtert vieles, aber die Pflicht zur Abgabe einer ordnungsgemäßen Steuererklärung bleibt. Es ist daher essenziell, diese Pflicht ernst zu nehmen und sich bei Unsicherheiten professionelle Hilfe zu holen.

Ist es sinnvoll, die Kleinunternehmerregelung anzuwenden?

Du siehst, als Kleinunternehmer hast du ein paar Vorteile. Du musst keine Umsatzsteuer ausweisen, damit kannst du den Nettobetrag als Preis ansetzen. Da du aber keine Umsatzsteuer ausweist, kannst du nichts absetzen. Da stellt sich manch einem Unternehmer die Frage, ob es überhaupt sinnvoll ist, wenn du die Kleinunternehmerregelung beantragst. Früher oder später wirst du ohnehin mehr mit dem Finanzamt zu tun bekommen.

Für Gründer, die die Gründung direkt im Vollerwerb durchführen, ist die Kleinunternehmerregelung nicht zu empfehlen. Denn dann dürftest du nur viel zu wenig Umsätze haben. Davon könntest du nicht einmal deinen eigenen Unterhalt bestreiten, von einer ganzen Familie einmal ganz zu schweigen.

Zwar hast du dem Finanzamt gegenüber eine Vereinfachungsregel, dafür wirst du aber früher oder später die Umsatzgrenzen doch überschreiten wollen und dann fällst du mit dem vollen Umsatz unter die Regelbesteuerung vor der Umsatzsteuer. Deine Anfangsinvestition als Unternehmer fällt aus der Kleinunternehmerregelung heraus und das lohnt sich unter Umständen gar nicht.

Was die Kleinunternehmerregelung für Unternehmer im Nebengewerbe angeht, musst du unterscheiden, ob du eher im B2B Geschäft oder im B2C Geschäft unterwegs bist.

Für Kleinunternehmer im B2B Geschäft lohnt sich die Kleinunternehmerregelung gerade aufgrund des Imageschadens und wegen des zu erwartenden geringeren Umsatzes (kein richtiger Profi) auch eher nicht. Dass du dafür weniger Aufwand in der Verwaltung mit dem Finanzamt und der Buchführung hast, schlägt im Verhältnis dazu geringer ins Gewicht.

Für Kleinunternehmer im B2C Geschäft kann sich die Kleinunternehmerregelung hingegen schon lohnen. Denn dann kannst du günstige Einsteigerpreise anbieten und das kann attraktiv sein. Die Umsatzgrenzen im Nebenerwerb sind meistens so angelegt, dass es ein nettes Zubrot ist. Überlege dir allerdings, wie du den Umstieg in die Regelbesteuerung schaffen willst: Wie willst du in Zukunft also höhere Preise durchsetzen und die Umsatzgrenzen von 50.000 Euro pro Jahr überschreiten?

Und wie wird man nun Kleinunternehmer?

Die Kleinunternehmerregelung kannst du relativ einfach beantragen. Du musst lediglich auf dem Formular für die Steuererklärung angeben, ob du als Kleinunternehmer gewertet werden willst und damit die Kleinunternehmerregelung anwendest. Dann trägst du deinen Umsatz ein und das war es. Das Finanzamt prüft dann natürlich deinen Umsatz, den du belegst. Dann brauchst du auch keine Rechnungen für deine Ausgaben einreichen. Denn absetzen kannst du nichts. Dafür musst du als Kleinunternehmer auch keine Umsatzsteuervoranmeldung durchführen. Wie du siehst, gibt es zwar weniger Verwaltung für Kleinunternehmer, aber auch einige Nachteile und man gründet ein Unternehmen ja nicht, um wenig Umsatz zu machen oder in einigen Jahren das Gewerbe wieder abzumelden. Die Regelungen für Kleinunternehmer sind also für wenige, ausgewählte Gründer die richtige Wahl. Die meisten werden mit einem Steuerberater und einer entsprechenden Buchhaltungssoftware von Anfang an einen professionellen Stand haben.

Was wir für dich tun können 

Wir von Shiftbase haben uns Abrechnungen und Zeitdokumentationen zur Mission gemacht. Wir arbeiten auch gerne mit dir als Kleinunternehmer. Wenn du deine Zeitdokumentation vereinfachen und deine Workflows optimieren willst, beantrage einfach unsere kostenlose Demoversion. Wir freuen uns auf dich.