Das Hinweisgeberschutzgesetz – Das musst du darüber wissen

Es ist mit dem 02. Juli 2023 in Kraft getreten – das Hinweisgeberschutzgesetz (HinschG). Das Gesetz, das sich auch unter dem Namen Whistleblower Richtlinie einen Namen gemacht hat, betrifft aber längst nicht alle Firmen. In diesem Artikel möchten wir dir einen Überblick über das Gesetz geben.

Hinweisgeberschutzgesetz: Was ist das?

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist längst nichts Neues, sondern vielmehr eine nationale Umsetzung der EU Whistleblower Richtlinie, die Whistleblower vor dem Druck und Benachteiligungen innerhalb von Unternehmen schützen soll. Die Bundesregierung hat das Gesetz zum 02.06.2023 beschlossen und den Unternehmen bis zum 02.07. die Möglichkeit gegeben, entsprechende Stellen einzurichten. Der Gesetzentwurf für das HinSchG war tatsächlich schon seit Anfang des Jahres immer wieder in der Diskussion. Die Regelung bezüglich eventueller Versäumnisse wird allerdings erst zum 01.12.2023 umgesetzt.

Als Hinweisgeber gilt in diesem Zusammenhang jeder, der auf Verstöße, die in einem Unternehmen oder einer Organisation vorkommen, aufmerksam macht. Aber nicht alles fällt unter die Whistleblower Richtlinie. Vielmehr geht es um konkrete Straftaten wie

• Korruption
• Insiderhandel
• Datenmissbrauch
• Verstöße von Produktsicherheit
• Verstöße gegen die Lebensmittelsicherheit
• Straftaten aller Art
• Verletzung von Verbraucherrechten
• Menschenrechtsverletzungen

Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen dazu, Hinweisgebersysteme einzuführen, die über konkrete Meldeverfahren die Identität des Whistleblowers schützen. Außerdem sollen die Meldungen nicht einfach unter den Teppich gekehrt werden, sondern innerhalb einer "angemessenen Zeit" bestätigt und bearbeitet werden. Das Ziel ist, einen besseren Schutz hinweisgebender Personen zu erschaffen.

Sollte nach Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes ein Unternehmen dennoch den Hinweisgeber benachteiligen, entsteht daraus eine Ordnungswidrigkeit, die ein Bußgeld nach sich zieht.

Was ist eigentlich ein Hinweisgeber?

Nimmt man das Wort Whistleblower wörtlich, handelt es sich dabei um eine Person, die die Trillerpfeife bläst. Personen, die sich dazu entscheiden, Missstände zu melden, geht es darum, Probleme im Unternehmen aufzudecken.

Whistleblower, wie sie die Bundesregierung schützen möchte, sind Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Kenntnis über Verstöße und Missstände erlangt haben und diese an die dafür eingerichteten Meldestellen offenbaren.

Bisher gab es in Deutschland noch keinen Schutz vor einer eventuellen Benachteiligung, eben den Hinweisgeberschutz, was für betroffene Personen bedeutete, dass eine Meldung schlimmstenfalls sogar zum Verlust des Jobs führte. Die Umsetzung der EU Whistleblower Richtlinie macht damit Schluss.

Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen internen und externen Hinweisgebern. Während sich interne Hinweisgeber an die interne Meldestelle wenden, erfolgt das externe Whistleblowing an die Öffentlichkeit. Hier werden also Medien, Polizei oder soziale Medien informiert, die bei der Umsetzung der Richtlinie als externe Meldestelle fungieren.

Mögliche Hinweisgeber, die unter die Regelung fallen, sind demnach:

• Arbeitnehmer
• Beamte
• Gesellschafter
• Soldaten
• Praktikanten
• Mitarbeiter von Lieferanten
• Beschäftigte in Behindertenwerkstätten
• Freiwillige
• weitere Personen (wenn das Arbeitsverhältnis beendet, noch nicht begonnen oder im vorvertraglichen Stadium ist)

Das Hinweisgeberschutzgesetz und die EU-Richtlinie

In der EU wurde schon im Jahr 2019 beschlossen, dass Unternehmen entsprechende Hinweisgebersysteme installieren müssen. Das Anliegen der EU ist in diesem Zusammenhang vor allen Dingen der transparente Umgang mit der Meldung bestimmter Verstöße. Vor allen Dingen sollen Repressalien und Vergeltungsmaßnahmen ausgeschlossen werden.

Wer muss ein Hinweisgebersystem installieren?

• Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden
• öffentliche Einrichtungen, Städte und Gemeinden ab 10.000 Einwohnern
• auch Unternehmen im E-Commerce, sofern sie mindestens 50 Mitarbeiter haben

Der Richtlinie nach sollen die Hinweisgeber aber nicht nur Rechte, sondern auch Pflichten haben. Sie sollen, sofern sichergestellt werden kann, dass es keine Repressalien oder andere Maßnahmen durch den Arbeitgeber geben wird, bevorzugt die interne Meldestelle informieren. Nur, wenn das nicht möglich ist, soll die externe Meldestelle gewählt werden.

Was besagt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)?

Wie bereits erwähnt, soll ein Schutz hinweisgebender Personen sowie Betroffener realisiert werden. Das neue Gesetz soll demnach dafür sorgen, dass Hinweise weder direkte noch indirekte Konsequenzen für den Hinweisgeber nach sich ziehen, etwa

• Kündigung
• Benachteiligung
• geänderte Aufgabenübertragung (Jobs werden umgeschichtet)
• Disziplinarmaßnahmen
• Gehaltskürzung
• Entzug einer Lizenz oder Genehmigung
• Abmahnung
• Versagen einer Beförderung
• Rufschädigung
• Diskriminierung
• weitere finanzielle Verluste
• negative Leistungsbeurteilung

Wie soll der Schutz der Hinweisgeber umgesetzt werden?

Die Umsetzung des Schutzes der Hinweisgeber klingt in der Theorie sehr gut. Wenn du jedoch konkret betroffen bist, könntest du dich fragen, was sich durch das Hinweisgeberschutzgesetz wirklich ändert. In der Tat erfolgt eine Beweislastumkehr zugunsten der Hinweisgeber. Wer demnach nach einer Meldung an die interne Meldestelle feststellt, dass er unter die oben genannten Repressalien fällt, bei dem darf direkt davon ausgegangen werden, dass dies eine Konsequenz aus der Meldung ist. Das Recht stellt sich also klar auf die Seite der Personen, die etwas melden. Dann muss der Arbeitgeber darlegen, wieso sich anscheinend lediglich ein zeitlicher Zusammenhang feststellen ließ und welchen eigentlichen Grund außer der Meldung es für die Handlung gab.

Auch der Hinweisgeber ist in der Pflicht: Er muss anzeigen, dass er Unterstützung benötigt. Der Schutz der Hinweisgeber besagt auch, dass die Identität des Whistleblowers geheimgehalten werden muss. Hier übertrifft der Schutz der hinweisgebenden Person das Recht auf öffentliche Information. Eine Ausnahme für diese Regel sieht das HinSchG (Hinweisgeberschutzgesetz) dann vor, sobald die nationale Sicherheit betroffen sein könnte. Dann musst du als Unternehmen tätig werden und die Meldung veröffentlichen.

Hinweisgeberschutzgesetz: Aktueller Stand und Pflichten für das Unternehmen

Das Hinweisgeberschutzgesetz in Deutschland, das am 2. Juli 2023 in Kraft trat, bringt konkrete Pflichten für Unternehmen mit sich, um Whistleblower zu schützen und deren Meldungen angemessen zu behandeln. Das Gesetz sieht folgende Anforderungen für Unternehmen vor:

Einrichtung von Meldestellen
Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden müssen bis zum 2. Juli 2023 eine entsprechende Meldestelle eingerichtet haben. Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden haben eine Frist bis zum 17. Dezember 2023.

Verschiedene Kommunikationswege für Hinweise
Hinweise müssen mündlich, schriftlich und auf ausdrücklichen Wunsch auch persönlich gegeben werden können.

Bestätigung der Meldungen
Die interne Meldestelle muss die Meldung innerhalb von 7 Tagen bestätigen.

Information über Maßnahmen
Die Meldestelle soll die hinweisgebenden Personen innerhalb von 3 Monaten über ergriffene Maßnahmen informieren. Dies kann auch die Durchführung weiterer Untersuchungen umfassen. Der Hinweisgeber soll wissen, dass seine Hinweise nicht nur angekommen sind, sondern auch Konsequenzen nach sich ziehen.

Bereitstellung von Informationen über Aufsichtsbehörden
Unternehmen sollten Informationen über zuständige Aufsichtsbehörden zur Verfügung stellen.

Schutz der Identität des Whistleblowers
Die Identität des Whistleblowers sollte geschützt werden.

Bei Nichteinhaltung dieser Pflichten, wie etwa das Verhindern von Meldungen, das Ausüben von Repressalien oder das wissentliche Verbreiten unrichtiger Informationen, sind Schadensersatzansprüche für den Whistleblower und Bußgelder bis zu 50.000 Euro möglich, unabhängig davon, ob grob fahrlässig oder vorsätzlich gehandelt wurde.

Das Gesetz ist ein bedeutender Schritt in Richtung eines besseren Schutzes von Personen, die im beruflichen Kontext Missstände und Rechtsverletzungen melden, und schafft einen Rahmen, in dem Mitarbeiter ihre Bedenken äußern können, ohne Repressalien fürchten zu müssen.

Was kannst du nun tun, um das HinSchG in deinem Unternehmen zu implementieren?

In Firmen, die vom HinSchG betroffen sind, kam kurz nach Bekanntwerden ein Raunen auf: Was würde jetzt passieren? Würden jetzt Missstände in großen Mengen aufgedeckt werden? Würde sich gar nichts ändern?

Wichtig ist, dass du hier eine Stimmung der Transparenz verbreitest. Es geht schließlich keinesfalls darum, irgendjemand zu benachteiligen. Vielmehr sollen Hinweisgeber wie auch die Öffentlichkeit und letztlich sogar das Unternehmen geschützt werden. Es geht darum, tatsächliche Missstände offenzulegen.

• Kommuniziere offen und hol deine Mitarbeiter mit ins Boot. Sie sollten wissen, wie eine mögliche Meldung nach dem HinSchG erfolgen kann. Sie sollten auch wissen, wie du den Hinweisgeberschutz umsetzen wirst. Dadurch kannst du deinen Mitarbeitern ihre Ängste nehmen.

• Setze direkt entsprechende Meldesysteme um und zeige deinen Mitarbeitern, wie sie diese bedienen können.

• Kümmere dich um den Schutz der personenbezogenen Daten nach der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung).

• Gehe mit Meldungen vor, wie es das Gesetz verlangt.

• Zeige, dass du die Meldungen nicht persönlich nimmst. Anderenfalls kann sich das, bewusst oder unbewusst, nachteilig auf das Betriebsklima auswirken. Auch das allgemeine Miteinander könnte darunter leiden.

Was hast du als Unternehmen vom Hinweisgeberschutzgesetz?

Einige Unternehmen befürchteten, dass die Umsetzung von diesem Gesetz (HinSchG) sich für sie nachteilig auswirken könnte. Das Gegenteil ist der Fall. Denn war es bislang die gängige Praxis, dass Missstände eher einmal unter den Teppich gekehrt wurden, weil mögliche Hinweisgeber Sorge vor Nachteilen hatten, können diese jetzt direkt angegangen werden. Mögliche Schwachstellen können ausgemerzt und in Zukunft sogar vermieden werden.

Unterm Strich kannst du gegebenenfalls sogar Negativschlagzeilen verhindern. Denn wenn sich eine interne Meldestelle um die Missstände kümmert, müssen diese nicht erst durch Journalisten aufgedeckt werden und du kannst selbst proaktiv dagegen vorgehen.

Darüber hinaus stärkt ein guter Umgang mit Hinweisgebern auch das Vertrauen deiner Mitarbeiter. Ein faires Handling mit Whistleblowern sorgt für ein Klima der Transparenz.

Welche Verstöße können konkret gemeldet werden?

Kurz gesagt alles, was nicht in Ordnung ist. Dabei geht es um den Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit, den Schutz von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane:

• Arbeitsschutz
• Zuwiderhandlungen gegen das Mindestlohngesetz
• Gesundheitsschutz
• Bußgeldvorschriften
• Verstöße gegen Aufklärungs- und Auskunftspflichten (Betriebsräten, Gesamtbetriebsräten, Konzernbetriebsräten)
• Sanktionen gegen Wirtschaftsausschüsse
• Geldwäsche
• Produktsicherheit
• Beförderung gefährlicher Güter
• Vorgaben zum Umwelt- und Strahlenschutz
• Lebensmittelsicherheit
• Futtermittelsicherheit
• Datenschutz
• Sicherheit der IT
• Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten
• Vergaberecht
• Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften

Wohin können sich hinweisgebende Personen wenden?

Als interne Meldestelle, also als Anlaufstelle für das Whistleblowing, gelten elektronische Hinweisgebersysteme, Mitarbeiter aus der Compliance-Abteilung oder Ombudspersonen (unparteiische Schiedspersonen). Als externe Meldestelle soll es in Deutschland beim Bundesamt für Justiz eine Stelle geben, die für Bund und Länder zuständig ist. In welcher Form die Meldung konkret erfolgt, obliegt der hinweisgebenden Person, denn sie muss entscheiden, mit welcher Möglichkeit sie sich wohlfühlt.

Was können wir für dich tun?

Wir von Shiftbase befassen uns jeden Tag mit Aufgaben in der HR, mit neuen Gesetzen wie dem HinSchG und beraten Unternehmen dabei, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Gerne unterstützen wir auch dich dabei. Fordere am besten noch heute deine kostenlose Demoversion an.